利用請求の流れ

利用請求の方法

（１）利用請求書の作成

• 以下の注意事項に沿って、「特定歴史公文書等利用請求書」に必要事項を記載してください。なお、国立公文書館デジタルアーカイブ（別ウィンドウが開きます）の検索結果から、利用請求書を出力することができます（PDFファイル）。詳しくは「利用請求書印刷画面について」をご覧ください（別ウィンドウが開きます）。





【A】氏名又は名称、住所又は居所	正確かつ明瞭に記載してください。
【B】e-mail	電子メールによる連絡を希望する場合、e-mailアドレスは、小文字・大文字、数字の0（ゼロ）とアルファベットのo（オー）などの違いが判別しやすいよう、正確かつ明瞭に記載してください。
【C】利用の方法	「特定歴史公文書等利用請求書」による利用は、閲覧または写しの交付の方法によります。希望する方法をチェックしてください。 なお、館から「特定歴史公文書等利用決定通知書」をお送りする際に添付する「特定歴史公文書等の利用の方法申出書」において選択し、提出することもできます。 利用請求時点で「写しの交付」を選択される場合は、【Ｄ】〜【F】欄をご記入ください。
【Ｄ】利用を希望する具体的な範囲（任意）	利用を希望される具体的な範囲を記入することができます。ただし、当館において特定できない場合など、ご要望に沿えないこともあります。 ※なお、以下の資料群については、「利用を希望する具体的な範囲」をご記入いただくことにより、利用審査の期間を短縮できる可能性があります。 ※欄内に入らない場合は、余白もご使用ください。 資料群の例 「利用を希望する具体的な範囲」の記入事項　 恩給裁定原書 氏名、証書記号番号、（明治・大正期に恩給が下りている場合）裁定年 ※証書記号番号の情報をお持ちでない方は、総務省恩給担当窓口にお問い合わせください。 民事判決原本 判決の下りた裁判所名、事件番号、判決年月日、事件名 開拓団実態調査票 開拓団在籍者名簿 入植省及び入植地の県名、入植年（渡満）、団名（開拓団、義勇隊、報国農場などの名前）、送出地 ※参考：満蒙開拓平和祈念館サイト＞全開拓団データ一覧表（外部サイトが開きます） 引揚者名簿 入港地名、引揚船名、入港年月日、出発港名 ※入港地名等は「引揚者在外事実調査票」に記載されている可能性があります。 引揚者在外事実調査票 外地名（終戦時〔昭和20年8月9日現在〕の住所地）、昭和31年（1956年）当時の世帯代表者の氏名、住所 海軍戦没者履歴表 氏名、本籍地（都道府県・郡市名） 海軍軍人履歴原表 氏名、入籍番号＊、最終階級 軍人軍属功績調査票（海軍） 氏名、入籍番号＊、最終階級　※呉所管分は所蔵なし 軍人叙位叙勲履歴表（海軍） 氏名、入籍番号＊、最終階級 ＊「入籍番号」とは、所管鎮守府名の名を冠した海軍下士官兵に固有の兵籍番号。例：横徴水第xxxx号（「横」は横須賀鎮守府、「志」は志願兵、「水」は水兵の意）、呉徴機第yyyy号（「呉」は呉鎮守府、「徴」は徴兵、「機」は機関兵の意）。なお、入籍番号が不明の場合、所管鎮守府（横須賀、呉、佐世保、舞鶴）、志願兵・徴兵の別、兵種のうち判る情報をご記入ください。また、他の資料群（軍人本籍地名簿（海軍）、軍人索引簿、等）から入籍番号を確認できる場合があります。
以下は、「写しの交付」を選択された方のみご記入ください。なお、審査結果によってご希望に沿えない場合があります。
【E】写しの作成方法	文書または図画の場合、写しの交付の作成は、スキャニングにより行います。次のいずれからお選びください。 a)　スキャニングにより読み取ってできたデータの光ディスク（DVD-R）への書込み b)　スキャニングにより読み取ってできたデータの用紙への出力 同じ資料について、スキャニングしたデータの光ディスクへの書込みと、用紙への出力の両方を希望される場合は、両方にチェックを入れてください。 ※用紙への出力の場合、用紙のサイズとモノクロかカラーかで手数料が異なります。 写しの交付を希望される資料が閲覧用複製物で提供されている場合、閲覧用複製物を複写機により複写して写しを作成します。また、閲覧用複製物をスキャニングしたデータの光ディスクへの書込みを選択することもできます。 電磁的記録の場合、用紙への出力または光ディスク（DVD-R）への複写による写しの交付の作成を行います。
【F】写しの交付方法	東京本館閲覧室における交付か、ご指定の送付先に送付するかをお選びください。ご指定の送付先を希望される場合、送付に必要な費用（梱包料・送料）をご負担いただきます。
【G】領収書の有無	領収書を発行することができます。領収書を必要とされる場合は、領収書欄にチェックを入れ、宛名を明記してください。なお、チェックがない場合は、領収書を発行いたしません。

(２)　利用請求書の提出

• 次のいずれかの方法により、各提出先にご提出ください。

	方法	提出先
1	東京本館閲覧室に来館し手渡し	東京本館閲覧室（受付時間　閲覧室開室日の9:15〜17:00。入室は16:30まで。）
2	電子メールによる利用請求	業務課利用係 〒102-0091　東京都千代田区北の丸公園3番2号 FAX番号：03-3212-8807 E-mail：naj-riyou◆archives.go.jp（◆を@に変更） （閉室後（17時以降）の提出分は翌開室日の受付となります。）
3	郵送による利用請求
4	FAXによる利用請求
【電子メールで利用請求書を提出する際の留意事項】 ・電子メールの件名に「特定歴史公文書等利用請求」とご記入ください。 ・電子メールが着信しましたら、受信確認メールを返信いたします。受信確認メールが届かない場合は、特定歴史公文書等利用請求書を添付した電子メールが届いていない可能性があります。受信確認メールが届かない場合は、業務課利用係までご連絡ください。 ・電子メールに添付する電子ファイルはPDF形式、Word形式または画像形式としてください。それ以外のファイル形式（例：圧縮ファイル形式）は当館において開くことができません。

(３)　利用請求書の受付から利用決定まで

• 「特定歴史公文書等利用請求書」を受領後、内容を確認し、受付を行います。
• 利用請求された特定歴史公文書等について、利用の可否について審査を行います。
• 審査は、利用請求書を受け付けた順に、最大３件毎行います。原則として、利用請求書を受付後、30日以内に利用決定をし、利用決定通知書を送付します。
• 文書の量や内容によって利用決定の期限を延長する場合があります。この場合は、利用決定の期限を延長する旨の通知を送付します。
利用請求にあたってのお願い(PDF)

(４)　利用決定通知書の送付

• 審査を行い、「公開」「部分公開」「非公開」の決定を行います。この決定後、利用請求者に対し、「特定歴史公文書等利用決定通知書」を郵送または電子メールにより送付します。
• 「特定歴史公文書等利用決定通知書」には「特定歴史公文書等の利用の方法申出書」を添付いたします。

(５)　閲覧する

• 利用請求された特定歴史公文書等の「保存場所」がつくば分館又は外部書庫であっても、「特定歴史公文書等利用決定通知書」の「国立公文書館で閲覧を実施することができる日時・場所」に記された日より2週間は、東京本館に取り置きます。この期間内に閲覧をする場合は、利用当日、「特定歴史公文書等利用決定通知書」を閲覧室受付にご提示ください。
• 「国立公文書館で閲覧を実施することができる日時・場所」に記された期間を過ぎる場合は、改めて、東京本館での閲覧をお申込みください。
• 閲覧室の利用方法については、「来館して利用する方へ」>「 閲覧する」をご覧ください（別ウインドウが開きます）。
• 利用請求時に「利用の方法」を選択されていない場合、または「利用の方法」を変更される場合は、「特定歴史公文書等の利用の方法申出書」に必要事項を記入してご提出ください。

(６)　「写しの交付」を受ける（有料）

• 利用請求時に「利用の方法」について、「写しの交付」を選択されている場合は、利用決定後１〜2週間程度で、手数料及び振込先等を記した「手数料等通知書」及び「内訳書」を送付します。
• 複写を希望される資料の形状、量や損傷の状態により、通知書の送付までにかかる日数が異なりますのでご承知おきください。
• 手数料等は、「手数料等通知書」に示す銀行口座に振り込むか、東京本館閲覧室で直接納付してください。手数料等の納入が確認できましたら、その旨を利用請求者または連絡担当者へ連絡します。
• 手数料等の納入の確認後、複写作業に入ります。通常は成果物の納品まで2〜3週間程度を要します。
• 成果物を発送しましたら、その旨を利用請求者または連絡担当者へ連絡します。
• 館での交付を選択された方には、館での交付が可能になった時点で、利用請求者または連絡担当者へご連絡します。

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国立公文書館　〒102-0091　東京都千代田区北の丸公園3番2号
電話：03-3214-0621（代表）

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