令和元年度アーカイブズ研修Ⅱ C班グループ報告~利用審査業務における課題と解決に向けた提案~

札幌市公文書館
佐藤 真名

グループ討論の様子

グループ討論の様子

1. はじめに
 本稿は、令和元年度アーカイブズ研修ⅡにおけるC班のグループ討論の概要である。班の構成及び討論における役割は以下の表の通りである(名簿順、敬称略、所属は研修当時のもの)。
 戸恒義博(群馬県立文書館 公文書係)、井上有希(三重県総合博物館 調査・資料情報課)、佐藤史文(福岡共同公文書館 副館長兼総務企画班)、佐藤真名(札幌市公文書館 総務局行政部)、榎本彩(戸田市立郷土博物館 教育委員会生涯学習課)、小山祥子(松江市 歴史まちづくり部史料編纂課)
 C班ではまず、各所属機関における特定歴史公文書等の公開や条例等の整備状況、利用審査業務の具体的方法や人員体制等の現状や問題点についての情報共有を行った。班員の所属機関の運営状況は、すでに条例等が制定され運用を行っている機関や、公文書館の開設に向け準備を進めている機関等様々であり、また公開への取り組み方も多様であった。
 このような状況を踏まえ、C班では「利用審査業務における課題と解決に向けた提案」というテーマを設定した。討議にあたり、すでに運用を行っている機関を参考に、特定歴史公文書等の利用請求の収受から利用決定に至るまでの業務をシミュレーションし、「理想的な」利用審査業務のあり方を探った。その中で各所属機関での実状や問題点と照らし合わせ、業務における課題を明確化し、かつ課題解決のための方策を議論することで今後の実務の参考となることを目指した。なお、前提として県庁所在地(市)の総務課(市長部局)に属する架空の公文書館を設定し、無理のない運営が実現可能な範囲で議論を行うこととした。

2. 利用審査業務フローの作成
 まず、業務の可視化のため以下の業務フローを作成し、シミュレーションを行った。各過程において論点を見出し、「理想的な」利用審査業務のあり方を探るべく討議を行った。次章では議論の概要を紹介する。

特定歴史公文書等の利用請求にかかる業務フロー

特定歴史公文書等の利用請求にかかる業務フロー

3. 議論の概要
3.1. 簡易な方法による利用請求
 利用請求書の収受から利用決定に至るまでには様々な事務手続きが存在するため、利用提供までには日数を要する。班員の所属機関には、審査が完了している特定歴史公文書等のうち、公開区分が公開または部分公開のものは簡易な利用方法によって即時利用に供している機関があった。利用者の利便性向上や職員の事務負担軽減を考慮し、簡易な方法による利用請求が行えるよう規定を設けるのが望ましい。

3.2. 審査体制
 審査における公開の可否の判断には専門的な知識や経験が必要であり、班員の所属機関には自治体の地域史や行政史等に精通している者が一手に担っているという機関もあった。審査体制については、利用制限情報の見落としやゆらぎを防ぐため、二名以上で行うのが適当であるとした。少人数体制では判断の妥当性や整合性を保てないという懸念もあるが、マンパワーが不足している機関も多く、審査業務に人員や時間を割けないという実情を鑑みてこのような意見でまとまった。
 担当者による審査を終えた後は、組織内において利用審査会議を行う。組織全体で個々の情報の公開の可否についての検討と承認を行うことで、判断の妥当性や整合性、客観性を確保する。このような会議は組織内の情報共有の場としても有効であると考えられる。会議を経て公開の可否を決定し、決裁の後に利用決定通知を行う。
 また、審査を利用請求後に行うのか事前に行うのか、審査のタイミングに関しても議論を行った。事前審査により公開の可否をあらかじめ決定させていれば、簡易な方法による利用請求での提供が可能となるため、利用者の利便性の向上に繋がる。更に、事前審査では時間の制約を受けずに審査を行うことが可能である。ただし、いずれの方法においても充分な人員と時間が必要であるため、ここでは自治体の実情に応じて導入を検討すべきであるという議論にとどまった。

3.3. 審査基準
 福岡共同公文書館と札幌市公文書館では、公文書管理条例に基づく審査基準を定め運用を行っている。他に内規によって審査を行っている機関もあった。問題点として、審査基準はあるが判断に迷うケースがあることや、地域特有の情報の判断が困難である等が挙げられた。審査の適正化や利用者への説明責任を果たすためにも、審査基準は設けるべきであることは全員で意見が一致した。条例に基づく審査基準を定め、その上で個別の事例について各自治体の実状に沿った内規やマニュアル類を作成し、運用するのが望ましいという意見でまとまった。
 加えて、審査基準には国立公文書館等に適用する「時の経過」や「30年ルール」を反映させる事や、審査基準の別添参考資料における「一定の期間の目安」[1]を踏襲する事で個別の情報ごとに柔軟な判断が可能となるようにすべきであるという意見が挙がった。また、基準や内規は適宜見直しの必要があるという点にも言及があった。

3.4. 原課意見の付与
 班員の所属機関では移管元機関(原課)による利用制限情報に関する意見の付与について、義務規定を持つ機関があった。当該文書の内容等に精通していることから、原課の意見は審査における判断の助けとなる。一方で現用文書と非現用文書とでは非公開情報の扱いの認識に差があるため、異なった見解が生じることも予想される。原課意見は参酌が可能だが、最終的な公開の可否の判断は公文書館に委ねる等の規定を設けることが必要であると考えられる。
その他、第三者に対する意見の照会を必要に応じて行えるよう規定を設ける点にも言及した。

3.5. 審査記録の作成
 担当者による審査や利用審査会議において、記録を残すべきであることは全員で意見が一致した。記録には簿冊の公開可否等の結論のみならず、簿冊内の個別の情報ごとに公開や利用制限の判断に至った議論の過程や根拠等を含む詳細な情報を記述し、蓄積する必要性がある。これは蓄積された記録を参照することで、類似事例の判断のゆらぎをなくし、適正かつ迅速に審査を進めることができると考えられるためである。また、現状では異動や雇用体制の脆弱性により経験知が引き継がれないという懸念もある。そのため、後任も含めた情報共有化のための仕組み作りが重要であるとした。
 次に、記録媒体や記録項目について議論を行った。記録は簿冊単位で作成し、用紙やデータベースによって蓄積を行うこととし、記録項目については、班員の所属機関で使用しているフォームや先行研究[2]を参考に検討を進めた。その結果、以下の項目が必要であるという意見でまとまった。
 (1)審査担当者(2)審査年月日(3)資料情報(簿冊名称・請求番号)(4)文書作成年度 (5)文書作成部局(6)移管元機関(原課)意見(7)利用制限情報・情報の類型(8)利用制限理由(9)利用制限期間(10)公開区分(公開・非公開・一部公開等)(11)公開予定年度(12)参考資料(13)類似の審査事例(14)備考(15)決定日(決裁日)

3.6. 利用決定等の期間延長
 利用請求に対する決定等は書面によって請求者に通知を行うが、この通知を行う期限について議論した。班員の所属機関での対応を参考に、利用請求日から起算して15日以内、やむを得ない場合には更に30日を限度として延長することができるよう規定を設ける事とした。また、利用請求の量が膨大である場合には、特例として当該期間内で一部を決定し残りは相当の期間内で利用決定等を行える等、状況に応じて柔軟な対応がとれるような規定を整える必要があるとした。
その他、目録公開の必要性や、目録へ公開区分(公開・非公開・一部公開・要審査等)を掲載する事、遠隔地からの利用対応やマスキング等の方法についても意見を交わした。

4. 課題と解決策
 各過程の業務において様々な問題点を見出せたが、根本的には公文書館が未設置である事、条例や規則が未整備である事、人員配置の不適正や雇用体制の脆弱性に起因するものと考えられる。
 利用審査業務に限らず「理想的な」公文書館業務を行うためには、公文書管理条例の制定が最も重要である。加えて、情報公開条例と公文書管理条例の両輪で整備をする事や、利用審査においては条例に基づく審査基準を整備することも必要である。解決策として、市の最上位計画である総合計画に反映させることで公文書館の設置や条例制定の実現性が向上するのではという意見が挙げられた。
 また、現状においてマンパワーの不足や雇用体制の脆弱性により、迅速かつ適正な業務遂行に困難さを感じている。長期的な視野で人材育成の行える雇用体制を整える事、特にアーキビストを専門職として館へ適正配置を行う事が重要であると考えられる。人材育成に関しては、研修等の組織内で研鑚を積む機会を設けることの他、近隣の公文書館や大学公文書館との連携を目的とした公文書館連絡協議会の開催や国立公文書館が主導する研修への参加等によって、自己研鑽や情報交換の機会を増やすなどの意見が挙げられた。雇用体制に関しては早急に解決のできる課題ではないが、各機関の実情に則した業務体制を整える事や、内規の作成や審査事例の記録の蓄積やデータベース化によって経験知が引き継がれるような仕組みを整える等運用面の充実をはかるべきという意見が挙げられた。また、アーキビストの養成については認証制度の動向を注視したい。

5. おわりに
 以上、C班では「理想的な」利用審査業務のあり方を探る中で、課題の明確化と解決策の検討を行った。十分な議論が行えなかった点もあったが、他機関との議論の中で様々な知見を得ることができた。公文書館機能向上のためには現状を分析し、課題解決のために努力をし続ける必要性がある。今回の研修で得た知見を、所属機関の公文書館機能向上に繋がるよう役立てていきたい。

[註]
[1]国立公文書館 「別添参考資料 30 年を経過した特定歴史公文書等に記録されている個人情報について」『独立行政法人国立公文書館における公文書管理法に基づく利用請求に対する処分に係る審査基準』
http://www.archives.go.jp/information/pdf/riyoushinsa_2011_00.pdf
[2]嶋田 典人「歴史公文書等の利用に係る審査記録について」 『アーカイブズ』 53号(2015)
http://www.archives.go.jp/publication/archives/wp-content/uploads/2015/03/acv_53_p09.pdf