北海道立文書館主査（公文書）
吉田 千絵
1. はじめに
本稿は、平成27年度アーカイブズ研修Ⅱのグループ討論における第2班の討論内容をまとめたものである。
第2班の討論テーマは「評価選別基準の当てはめ方法に関する課題について」であり、定められた評価選別基準に、作成される公文書をどうあてはめていくかについて討論を行った。
参加者及び役割分担は以下のとおりである。
武田悠（外務省外交史料館）、吉田千絵（北海道立文書館：本稿執筆）、大月英雄（滋賀県県政史料室：発表）、荒木清二（広島県立文書館：司会）、池田美紀（福岡共同公文書館）、江藤美紗（佐賀県公文書館：書記）、前之園悦子（沖縄県公文書館：発表）、蔵満和泉（札幌市公文書館）、本多広美（高松市公文書館）、佐久川志麻（北谷町公文書館）、大﨑彰子（高知県）、吉田幸一（戸田市立郷土博物館：書記）（名簿順。敬称略。所属は研修当時のもの。）
2. 共通課題の抽出
討論テーマを絞り込み、参加者間の共通認識を得るため、まず各館の現状報告を行い、その結果を表１（ＰＤＦ ）にとりまとめた。
参加者の立場や各館の現状は様々であったが、評価・選別作業に困難を感じているという事実は共通しており、質疑応答を交わしながら、解決すべき共通課題を以下の3点に絞り込んだ。
(1) 移管元との関係（意見調整等）
(2) 選別基準を現物に結びつける方法・工夫
(3) 人によってぶれない評価選別
このうち、(2)と(3)については密接に関連しており、議論をまとめたほうが良いだろうという結論に達し、そのような形で発表を行った。
3. 移管元との関係（意見調整等）
この課題は3班の討論テーマとして設定されたものであるが、適切な評価選別の前提として避けては通れない論点として議論を行った。
・適切な文書管理の必要性
評価選別を適切に行うためには、作成段階から文書が適切に管理されていることが前提となる。特に、作成された文書のリストから選別する場合には、文書標題の付与方法等が適切でないと、選別作業が困難となる事例が報告された。
職員研修においても文書管理に関する研修は必修でないという報告もあり、文書主管課と連携して適切な文書管理が行われるよう働きかけることの重要性が指摘された。
・選別基準の共有
移管元が、選別された公文書はどのような基準に基づいて公文書館資料とされたのかを理解することは非常に重要である。そのためには、選別基準を移管元と公文書館で共有する必要がある。
・公文書館機能の普及
評価選別から移管に至る流れをスムーズにするためには、移管元に対して公文書館機能の継続的アピールが必要であり、多くの館で、研修・職員向け講演会・展示などの活動を行っていることが報告された。
4. 選別基準を現物に結びつける方法・工夫／人によってぶれない評価選別
２班 グループ討論の様子
グループ討論の中心課題は、この部分であった。
前述したように、この２つの論点は密接に関連しているため、最終的にまとめて報告を行った。
各館の選別方法の実態をまとめると、大きく以下のように分けられる。
・シリーズ選別
業務分析を行い、系統的に選別する。行政経験者が不在の場合でも文書の評価選別が容易であるという利点がある反面、業務分析やシリーズ形成に時間がかかり、効率が悪いという欠点がある。
・評価選別会議
複数の人員で選別を行い、その結果を会議で検討・共有する。担当者や上司が替わることにより評価選別結果が変わる可能性があるため、結果の記録化が重要になる。
・評価者の個別判断
実際の公文書を見て判断を行っているが、担当者の頭の中では業務分析を行っている。問題点の１つとして行政経験者でないと判断がしづらいことが上げられるが、この問題は、例えば行政経験のある再任用職員を雇用するなどの方法で解消が可能である。また、選別作業の過程で得られた知見等が個人のものにとどまりがちで、うまく継承されない危険性がある。
シリーズ選別においても最終的には１点毎の文書がどのシリーズにあたるかを判断するし、１点毎の文書を選別するにあたっても、移管元への聞き取りを行ったり行政刊行物を参照したりして、何かしら業務分析に近いことは行っている。
つまり、評価選別にあたっては、マクロとミクロ両方の視点が必要である、ということが言える。
評価選別は人間が行う作業であるため、評価のぶれを完全になくすことは不可能であるが、そのぶれの幅ができるだけ小さくなるように人員体制や評価選別方法を研究していく必要がある。
また、判断に迷うときなどは、個々の事例にとらわれるのではなく、館の収集方針、つまりアーカイブズを形成する目的に立ち返ることが重要であること、行政の視点と第三者（市民・社会）の視点の両方で判断する必要があることなどの指摘もなされた。
以上のようなことを踏まえて、評価選別をより効率的に行っていくための工夫として、評価選別作業を行った記録を詳細に残し、継承していくことがあげられる。
その記録は、次のようなことに注意して作成するのが望ましい。
○ 定型的なものでも、内容や理由をできるだけ具体的に記録する。
○ 部局、課等の所属のまとまり毎で残す。
○ 数年に１度収集する、サンプル保存の文書についてはその旨を記録する。
5. おわりに
適切な評価選別にあたっては、１点毎の公文書の内容を把握すると同時に、それを生み出した組織や業務に対する理解、つまり業務分析が必要である、ということは、討論の過程で参加者の共通認識として明確になったと考える。
しかし、業務分析の作業には多大な労力を要すると同時に、目の前の、選別しなければならない公文書が大量に存在するのも事実である。
このような現実のもとでとりうる方法は、評価選別作業にあたって常にその文書を生み出した組織や業務を意識し、作業中に得られた知見や下した判断等を確実に記録化し、それを継承し、蓄積することであろう。
当初はやや手探り状態の感があったが、討論を重ねる間に、漠然としていた課題が整理され、現状でも十分可能な「評価選別行為の記録」がすべての基本になると認識できたのではないだろうか。
討論の中では、近年の「電子文書」に関する選別にも話が及んだが、各館ともまだ試行錯誤の状態であり、今後の課題と認識して討論を終えた。