国立公文書館
首席公文書専門官[1] 　幕田　兼治

１．はじめに
  国立公文書館（以下「館」という。）では、国の行政機関及び独立行政法人等[2]の職員に対し、公文書管理の重要性に関する意識啓発を行い、歴史公文書等の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ、並びに向上させるための「公文書管理研修」を実施している[3]。
  「公文書管理研修」は、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「公文書管理法」という。）の制定趣旨を踏まえて、平成23年度（公文書管理法施行年度）に、これまでの公文書管理に関する研修体系を改定して開始した。その後も、政府方針、公文書管理法の施行実績、「行政文書の管理に関するガイドライン」（平成23年4月1日内閣総理大臣決定。以下「ガイドライン」という。）の改正、対象機関のニーズ等に沿って、研修教材及び研修手法の一層の充実を図るとともに、受講しやすい環境を整備してきた。
  本稿では、公文書管理の一層の適正の確保に向けて、「公文書管理研修」をいかに効果的に実施してきたかを振り返り、今後の取組に活かしたい。

２．公文書管理法施行時の改定
  公文書管理法の制定は、一連の公文書等をめぐる問題の発生が契機の一つとなったが、こうした問題が発生した大きな要因として、公文書管理の重要性に関する職員の意識（マインド）や公文書等の管理を適正かつ効率的に行うに必要な知識及び技能（スキル）が欠如していたことが挙げられる。そこで、職員一人ひとりが高い意識[4]の下、法令に基づき適正な公文書管理を行うため、公文書管理法第32条第1項で、国の行政機関の長及び独立行政法人等が当該職員に対し「公文書等の管理を適正かつ効果的に行う」ために必要な研修を行うことを義務付けた。併せて、同条第2項で、館が国の行政機関及び独立行政法人等の職員に対し「歴史公文書等の適切な保存及び移管を確保する」ために必要な研修を行うことを義務付けた[5]。
  これを受けて、館では、公文書管理法が施行する平成23年度からの研修について、公文書等のライフサイクル全般にわたる適切な管理を図るため、従来実施してきた研修の見直しを行い、新たな体系により計画的に研修を実施することとした[6]。具体的[7]には、国の行政機関及び独立行政法人等の職員を対象とする以下の３つの研修を館が主催することとした。
  第１に、「公文書管理研修Ⅰ」として、(1)公文書管理法の概要の理解、(2)公文書等の移管に関する基本的な事項の修得の２つを目的に掲げ、それぞれの目的を果たすため、(1)には公文書管理法を所管する内閣府の担当官による講義を、(2)には公文書等の受入れ、保存を現に行っているつくば分館での施設見学を行うこととした。なお、平成24年度からは、つくば分館での施設見学に代えて、公文書等の移管・廃棄（評価選別）を担当する館の実務担当職員による講義に変更した。さらに、平成30年度から公文書管理の実務を行う前提としてその重要性の理解を高めるため、公文書管理の理念に係る講義「公文書管理の重要性」[8]を追加するとともに、令和元年度から内閣府の担当官による講義及び館の実務担当職員による２つの講義それぞれにケーススタディを追加し、より実務に即した内容とした。
  第２に、「公文書管理研修Ⅱ」として、(1)公文書管理法関連法令の理解、(2)公文書等の管理、保存及び利用に関する専門的な事項の修得の２つを目的に掲げ、それぞれの目的を果たすため、(1)には公文書管理及び情報公開を所管する内閣府及び総務省の担当官による講義[9]、(2)には大学教官等外部有識者及び館の実務担当職員による講義並びに館の施設見学（本館及びつくば分館）を行うこととした。
  なお、館の施設見学は、つくば分館は平成26年度から、本館は令和元年度から研修日程から外し、各機関の要望に合わせた個別見学対応とし、職務（通常業務）から連続して離れる期間を短縮することでより受講しやすくした。さらに、研修内容も政府方針[10]である行政文書の電子的管理への移行に重点的に取り組むなど、より実践的な内容とする見直しを随時行っている。
  第３に、「公文書管理研修Ⅲ」として、(1)公文書管理法関連法令の更なる理解、(2)公文書館専門職員（アーキビスト）として必要な専門的知識の習得の２つを目的に掲げ、公文書館法（昭和62年法律第115号）第4条第2項に定める専門職員（公文書館専門職員（アーキビスト））の育成のための「アーカイブズ研修Ⅲ」の全部又は一部を受講させることとした[11]。
  また、「府省別行政文書管理研修」[12]として、(1)公文書管理法の概要の理解、(2)公文書等の移管に関する基本的な事項の修得の２つを目的に掲げ、内閣府と連携して、各府省が当該職員のために実施する行政文書管理研修に、各府省からの要望に応じ館の実務担当職員を派遣し、各府省との共催[13]により行うこととした。

３．研修教材・研修手法の充実
  館では、公文書管理法の施行に伴い、以上のように公文書管理研修Ⅰ～Ⅲを整備・実施したが、さらに「公文書管理法施行５年後見直しに関する検討報告書」（平成28年3月23日公文書管理委員会）を受けて内閣府（公文書管理課）が示した「公文書管理法施行５年後の対応案」（平成29年2月21日公文書管理委員会報告）には、３（人材育成・体制強化）(1)（各府省庁職員能力向上）として、「各府省庁の全ての職員が日常的に評価選別までを意識して公文書を取り扱えるようにするため、公文書管理担当以外の職員も含め、各府省庁の職員が公文書管理について学習する機会を充実する必要がある」と、さらなる充実の必要性が示され、その具体的な取組として、①e-ラーニング教材の開発・配布等、受講率向上に向けた効果的手法の検討、②地方支分部局向けのサテライト研修導入の検討が掲げられた。
  また、内閣官房に設置された「行政文書の管理の在り方等に関する検討チーム」が取りまとめた「行政文書の管理において採るべき方策について」（平成29年 9月19日。同月20日公文書管理委員会報告）では、３(2)（研修をはじめとする適切な文書管理の推進に向けた取組）イとして、「公文書管理制度を所管する内閣府において、公文書管理法やガイドライン（留意事項を含む。）の趣旨が各行政機関の職員一人一人に徹底されるよう、e-ラーニング及びサテライト研修の実施等、研修の充実について検討し、年内に結論を得る。」とされている[14]。
  その後、内閣府（公文書管理課）において、研修の充実について検討し、平成29年12月26日に一部改正したガイドライン第9（研修）では、総括文書管理者に、「各職員が少なくとも毎年度一回、研修を受けられる環境を提供」することが義務付けられた。さらに、研修が効果的に実施されるために、「地方支分部局など遠地に勤務する職員も、より研修の受講がしやすくなる環境を準備するよう努める。」、「各職員が少なくとも年度一回研修を受けるに当たっては、e-ラーニング等の活用を含め、効率性や受講のしやすさに配慮する。」ことが盛り込まれた[15]。
  さらに、政府における行政文書の管理の一層の適正化に向けた検討を行うため、平成30年6月5日に全閣僚を構成員とする「行政文書の管理の在り方等に関する閣僚会議」を立ち上げ、同年7月20日に政府方針として決定した「公文書管理の適正の確保のための取組について」（以下「閣僚会議決定」という。）３ （公文書管理の適正を確保するための取組）(1)①ア（公文書管理に関する研修の充実強化）では、「内閣府・国立公文書館は、研修教材・研修手法の一層の充実を図る。」ことが盛り込まれた。
  これらを受けて、館では、令和元年度に、「公文書管理研修Ⅰ」における、館の実務担当職員による公文書等の移管・廃棄（評価選別）に係る講義を題材として、国の行政機関向け及び独立行政法人等向けのe-ラーニング教材をそれぞれ作成し各機関に提供した[16]。
  さらに、同年度から、東京会場で開催する「公文書管理研修Ⅰ」を地方会場（仙台、大阪、福岡）に同時配信し、双方向で質疑応答ができるサテライト研修を実施した[17]。
  また、令和２年度から、新型コロナウイルス感染症の発生を受けて、その感染拡大防止のため、すべての研修会場での受講定員（受講者枠）を通常の半数以下に抑える制限措置をとったが、その受講者枠の確保、さらに、移動制限を受けた職員や地方支分部局など遠地に勤務する職員の受講環境を確保する[18]ため、「公文書管理研修Ⅰ」及び「公文書管理研修Ⅱ」の東京会場での講義内容をYouTube Live（限定公開）により同時配信するハイブリッド形式（以下「オンライン配信」という。）の研修を実施した[19]。
  さらに、令和３年度から、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止のみならず、受講者枠や受講環境の確保のほか、職員の働き方の多様化に対応した研修日当日に限らない受講機会を提供するため、オンライン配信した講義動画を研修終了後も一定期間視聴可能とした[20]。

４．今後の展開（おわりに）
  館は、公文書管理の重要性の意識啓発や各府省に共通する公文書管理の基本的な知識・技能を修得する初任者向けの「公文書管理研修Ⅰ」及び公文書管理の実践的な知識・技能を修得する実務者向けの「公文書管理研修Ⅱ」を実施し、その実施に当たっては、政府方針、対象機関や受講者のニーズ等を踏まえ、カリキュラム編成並びに研修教材及び研修手法の充実を図るとともに、オンライン配信の導入により、本府省のみならず、地方支分部局職員の受講機会の確保の取組を行ってきた。
  そうした中、内閣府（公文書管理課）は、館に対し、各府省において主導的な役割を担う公文書監理官室（以下「各府省ＣＲＯ室」という。）[21]職員等に対する研修の充実を図ることを求めている。
  令和3年7月26日、内閣府（公文書管理課）が公文書管理委員会に示した「行政文書管理の中核を担う専門人材の育成・確保の取組方針」の中で、その具体的な3つの取組の一つとして「研修の充実」を掲げ、「ＣＲＯ室の職員や地方支分部局や各部局の文書担当者が、高い実務能力と専門性を持って業務を実施できるよう、公文書管理課及び国立公文書館において、多様で実践的な研修等を提供する」ことを挙げている。
  また、令和４年７月２８日、内閣府（公文書管理課）が公文書管理委員会に示した「基幹統計調査の文書管理に関する点検結果を踏まえた公文書管理の適正確保のための取組の強化」の中で、その具体的な４つの取組の一つとして「研修等の強化」を掲げ、(1)全職員が受講するe-ラーニング教材や公文書管理研修の内容の見直し(実務的内容の強化)、(2)各府省ＣＲＯ室（公文書監理官室）職員に対する研修の必須化、(3)研修を受講しやすい環境の整備、(4)周知徹底資料の作成、配布を挙げている。
  なお、(2)の取組については、同年9月30日、「行政文書の管理に関するガイドラインの細目等を定める公文書管理課長通知」（令和4年2月10日府公第46号（内閣府大臣官房公文書管理課長決定）。以下「公文書管理課長通知」という。）1-8（行政文書の管理に関する研修について）1（研修の実施）(2)（研修の実施方法、対象者）に以下のとおり追加し、各府省に通知している。
  ・各府省ＣＲＯ室職員（公文書管理担当）
    →「公文書管理研修Ⅰ」を必修
    →「公文書管理研修Ⅱ」を原則として受講
  ・各府省の行政文書管理状況の監査担当職員
    →「公文書管理研修Ⅰ」を必修
    →「公文書管理研修Ⅱ」の全部又は一部（行政文書の管理に関する部分）を原則として受講
  ・各部局・各地方支分部局の文書管理の取りまとめ担当職員
    →「公文書管理研修Ⅰ」を原則として受講
  さらに、「令和4年度独立行政法人国立公文書館年度目標」（令和4年2月28日内閣総理大臣指示。以下「令和4年度目標」という。）１⑶ⅱ）において、行政文書管理のデジタル化への対応[22]、ガイドラインの全面見直し（令和4年2月7日全部改正）、令和３年度公文書監察の結果[23]等を踏まえ、内閣府と連携し、各府省ＣＲO室を中心とした各府省の公文書管理の強化が図られるよう、令和５年度における研修内容の拡充を検討することが求められている。
  上記の政府方針や令和4年度目標を受けて、館では、令和5年度に、各府省ＣＲＯ室職員等の受講が必修となり、国の行政機関における公文書管理に関する研修の標準となった「公文書管理研修Ⅰ」及び「公文書管理研修Ⅱ」については、より実務的な内容となるようカリキュラム編成や研修教材の見直し[24]を行うとともに、各府省ＣＲＯ室職員等の育成を支援するため、当該職員向けのテーマ別セミナー、講演、施設見学などを企画することとする「研修計画（公文書管理研修）〈令和5年度〉」を策定し、令和5年4月3日に公表した。
  館では、引き続き、上記の取組により、各府省において主導的な役割を担う各府省ＣＲＯ室職員等の公文書管理の専門人材としての公文書管理能力が向上し、公文書管理の適正が確保され、ひいては、一連の公文書等をめぐる問題が発生した大きな要因となった公文書管理の重要性に関する職員の意識（マインド）や公文書等の管理を適正かつ効率的に行うに必要な知識及び技能（スキル）の欠如が解消され、わが国全体の公文書管理の適正化や効率化につながる取組を行っていくこととしている。

〔注〕
[1] 研修連携・人材育成担当（令和５年３月３１日まで）
[2] 「国の行政機関及び独立行政法人等」の範囲は、公文書管理法第2条第1項各号及び第2項のとおり。なお、行政機関以外の国の機関（公文書管理法第14条に基づき国立公文書館への移管対象機関となる国会及び最高裁判所）も受講対象としている。
[3] 「令和4年度独立行政法人国立公文書館年度計画」（独立行政法人国立公文書館、令和４年３月23日内閣総理大臣認可）１⑶ⅰ）等、平成23年度以降の「独立行政法人国立公文書館年度計画」に定める「研修の実施その他の人材の養成に関する措置」のとおり。なお、当該措置には、館が別に実施している「アーカイブズ研修」も列記されている。
[4] 「高い意識」とは、「行政機関の職員一人ひとりが職責を明確に自覚し、誇りを持って文書を作成し、文書に愛着を持って適切な管理を行い、堂々と後世に残していく」こと（公文書管理課長通知1-8「行政文書の管理に関する研修について」1(1)①）をいう。
[5] これは、職員が所属する当該機関の長が職員の職責に応じて必要な研修を体系的かつ計画的に実施する必要があるが、それを支援するため、館が有する、歴史公文書等（現用文書を含む。）の保存及び利用に関する調査研究の蓄積に基づく専門的知見に着目し、その知見を活用することとしたものである。
  なお、本研修の実施は、国立公文書館法（平成11年法律第79号）第11条第1項第6号及び独立行政法人国立公文書館業務方法書（平成13年規程第5号）第8条に定められている。
[6] 「平成23年度独立行政法人国立公文書館年度計画」（独立行政法人国立公文書館、平成23年3月31日内閣総理大臣届出）1(4)のとおり。
[7] 「平成23年度独立行政法人国立公文書館業務実績報告書」（平成24年6月、独立行政法人国立公文書館）第3章12 (1)及び資料3-47～3-50等、平成23年度以降の「独立行政法人国立公文書館業務実績報告書」中の「公文書管理研修」に関する記述を参照されたい。
[8] 齋藤敦（国立公文書館公文書アドバイザー）「今、公文書の管理に何が求められるのか」、『アーカイブズ』第83号、国立公文書館、2022年を参照されたい。
[9] 令和元年度に「文書管理システムを利用した公文書管理」の講義を追加し、総務省（令和3年9月～デジタル庁設置・業務移管に伴いデジタル庁）の担当官が行っている。
[10] 政府は、閣僚会議決定を受けて、行政文書の作成から保存、廃棄・移管までを一貫して電子的に行うための仕組みのあり方についての基本的な方針である「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」（平成31年3月25日内閣総理大臣決定）を策定した。
[11] 「公文書管理研修Ⅲ」は、令和3年度に「アーカイブズ研修Ⅲ」に一本化し、研修の名称としては廃止した。
[12] 「平成23年度独立行政法人国立公文書館業務実績報告書」（平成24年6月、独立行政法人国立公文書館）第3章1 (6)及び資料3-15等、平成23年度以降の「独立行政法人国立公文書館業務実績報告書」中の「歴史公文書等の移管の趣旨の徹底を図るための研修会の実施等」に関する記述を参照されたい。
[13] 平成26年度からは、共催形式ではなく、依頼に基づき派遣する形式に変更している。
[14] 本検討結果を踏まえ、内閣府（内閣府事務次官名）から各行政機関（事務次官等あて）に通知した「公文書管理法に基づく行政文書の取扱いについて」（平成29年9月21日）には、「行政文書の管理に関するガイドライン」（以下「ガイドライン」という。）の改正を行う他、e-ラーニング及びサテライト研修の実施等、職員の意識を高めるための研修の充実等の取組を進めていく予定です。」としている。
[15] 文書管理者には、職員を研修に積極的に参加させること、職員には、適切な時期に研修を受講することをそれぞれ義務付けた。
[16] 内閣府では、(1)全職員向け、(2)文書管理者・文書管理担当者向け、(3)総括文書管理者・副総括文書管理者向けのe-ラーニング教材（公文書管理）をそれぞれ作成し各機関に提供した。
[17] サテライト研修は、令和元年度には公文書管理研修Ⅰ（行政機関向け第３回）及び公文書管理研修Ⅰ（独立行政法人等向け第２回）に、令和２年度には公文書管理研修Ⅰ（行政機関向け第 1回）及び公文書管理研修Ⅰ（独立行政法人等向け第１回）に実施した。なお、令和３年度からは、令和２年度に導入したオンライン配信の充実により実施しないこととした。
[18] 国立公文書館統括公文書専門官室研修連携担当「コロナ禍における研修の実施～令和2年度研修を振り返って～」、『アーカイブズ』第80号、国立公文書館、2021年を参照されたい。
[19] YouTube Live（限定公開）による同時配信するハイブリッド形式の研修は、令和２年度には公文書管理研修Ⅰ全８回のうち2回（行政機関向け第５回、独立行政法人等向け第３回）及び公文書管理研修Ⅱ全2回のうち1回（第２回）に、令和３年度には公文書管理研修Ⅰ全8回のうち3回（行政機関向け第１回及び第２回、独立行政法人等向け第１回）及び公文書管理研修Ⅱ全２回すべての回に、令和４年度には公文書管理研修Ⅰ全４回すべての回及び公文書管理研修Ⅱ全2回すべての回に実施した。
[20] これにより、受講定員枠（定員超過による足切り）、受講日・時間帯・場所の制約がない環境になり、教材にアクセスさえできれば、だれでも、好きな日時・場所で受講することが可能になった。なお、研修内容についての質疑がある場合は随時受け付けて対応している。
[21] 「公文書監理官室」とは、各府省において、実効性あるチェックを行う体制整備の一環として、「公文書監理官の下に、府省内の行政文書の管理及び情報公開への対応の適正性や統一性を確保するため」に設置したもの（閣僚会議決定３⑴③ア(イ)）をいう。
[22] 吉田真晃（前内閣府大臣官房公文書管理課長）「国における電子公文書の管理・保存の動向について」、『アーカイブズ』第88号、国立公文書館、2023年を参照されたい。
　併せて、吉田真晃（内閣府大臣官房公文書管理課長）「公文書管理委員会デジタルワーキング・グループ報告書について」、『アーカイブズ』第82号、国立公文書館、2021年を参照されたい。
[23] 「令和3年度における公文書監察の取組について」（令和4年4月、内閣府公文書監察室、令和4年4月20日公文書管理委員会報告）Ⅲ（令和３年度の定期監査②～文書管理の研修状況に係る監査～）。
[24] 令和４年度下半期実施の「公文書管理研修」において、先行実施可能な範囲で研修教材の見直しを行っている。