国立公文書館　業務課
専門官　寺澤　正直

１　はじめに
  国内外のアーカイブズ機関では、自らの業務実績等に関する統計を集計・報告している。国際標準化機構(International Organization for Standardization、以下「ISO」という。)/TC46（情報とドキュメンテーション専門委員会）/SC8（統計と評価を扱う分科委員会）では、アーカイブズ統計に係る国際規格策定に向けた取組を進めてきた[1]。本稿では、同SCが策定し、2021年５月に発行した国際規格ISO 24083:2021“International archives statistics”（国際アーカイブズ統計）[2]の概要を紹介する。
  TC46/SC8は、これまで、図書館を対象としたISO 2789:2013“Information and documentation — International library statistics”（国際図書館統計）[3]、博物館を対象としたISO 18461:2016“International museum statistics”（国際博物館統計）[4]の国際規格策定を進めてきた。ISO 24083:2021（国際アーカイブズ統計）の策定については、この流れの延長線上で理解することができるだろう。
  なお、アーカイブズや記録管理の国際規格としては、ISO 15489-1:2016“Records management — Part 1: Concepts and principles”（記録管理 第１部： 概念及び原則）[5]がよく知られるが、この国際規格の原案を作成したのはISO/TC46/SC11（アーカイブズと記録管理を扱う分科委員会）であり、SC8とは異なる。

２　ISO 24083:2021のねらい
  本国際規格の第１章ではISO 24083:2021（国際アーカイブズ統計）の適用範囲(Scope)として、
  「次の目的のため、アーカイブズコミュニティのための統計の集計・報告に関するガイドラインを策定する」と示されている。その具体的な目的とは、以下のとおりである。

  上記の目的を挙げる一方で、本国際規格の「5.2 アーカイブズのための統計の選択(Selection of statistics for the archives)」では、「本国際規格に示された全ての統計データがあらゆるタイプのアーカイブズに適している訳ではない。個々のアーカイブズによっては、他のデータを追加して収集・分析したいと望むかもしれない」とあり、本国際規格の限界についても示されている。
  また、同第１章では、記録を作成・取得した組織の法的な管轄権限内にある記録を保管するレコードセンター（records center）は本国際規格の適用範囲外である、また、アーカイブズ機関に適用する場合であっても、現用の記録管理の機能に関連する統計は除外すべきと述べている。日本国内の状況に捉えなおせば、記録を作成・取得した機関が行う現用記録の集中管理や、現用記録をアーカイブズで管理する中間書庫が、本国際規格の適用範囲外となるだろう。

３　ISO 24083:2021の構成
  本国際規格の構成は以下のとおりである。本国際規格は全７章で構成された文書である。

  本文の第１章から第３章は、適用範囲、引用文書、用語定義であり、他の国際規格と同じ構成である。続く第４章では、多様なアーカイブズの種類とアーカイブズの任務（task）としての資料の評価(Appraisal)、から提供(Access)、更には広報活動とアウトリーチ(Public outreach)や技術的助言(Technical advice)についてまで示している。第５章から第６章ではアーカイブズによる統計データの利活用、その統計データを提供すべき対象、報告する統計データの単位期間について示している。最後に第７章ではアーカイブズサービス及び利用、所蔵資料、アーカイブズ職員といった８つの項目に整理した上で、収集する統計データを示している。
  なお、本稿の趣旨から少々外れるが、第３章は１頁から18頁に渡り、収録する用語定義は、112語にも及ぶ。各語句に対して、その概要と情報源が示されている。例えば、本国際規格において、用語「Archives」には「組織」と「所蔵資料」の２つの定義が存在することがわかる。

４　なぜアーカイブズ統計を収集するのか
  本国際規格の第５章に示された「アーカイブズ統計」を収集し提供する目的（Objective）は、以下のとおりである。このアーカイブズ統計の目的は、第１章に示された「アーカイブズコミュニティのための統計の集計・報告」の目的と比べ、より具体的な記載となっている。

  上記から、アーカイブズ統計を収集し提供することで、各アーカイブズが各自の立ち位置や状況を確認するためのモニタリングや運営に関する意思決定の説明に利用できるほか、他のアーカイブズとの比較や、その経年的な把握に利用できることがわかる。また、その統計は国や地方公共団体のような地域の親組織への報告に利用することも想定していることがわかる。

５　誰にアーカイブズ統計を提供するのか
  本国際規格の第５章では、先に説明した「アーカイブズ統計」の目的のほかに、アーカイブズ統計を提供するステークホルダー（stakeholders）グループについても記載されている。ステークホルダーとは一般的には「利害関係者」を意味する。本国際規格ではステークホルダーは次の３つに大別されている。
  １つ目は、研究者(researchers)、機関職員(institutional staff)、一般の利用者、を含む利用者全般のグループである。２つ目は、資金提供機関(funding institutions)、政策立案者(policy makers)を含む、アーカイブズサービスの価値やコストに着目するグループである。３つ目は、アーカイブズ職員(archives staff)と管理部門(management)、を含むアーカイブズの内部のグループである。それぞれのグループ毎に、アーカイブズ統計を用いる目的やその統計項目が異なる。[9]

６　統計データ
  本国際規格の第７章は、統計のために収集するデータを、利用する用途のカテゴリーに分けて掲載している。第７章の構成は以下のとおりである。なお、収集する統計データの期間について、本国際規格では１年ごととすることが一般的としている。

  上記に含まれる統計項目のうち、特に興味深い統計項目を以下に示す。

(1) アーカイブズサービス及び利用（Archives service and their use）
  開館日、利用者数、利用者が使用できる諸室や設備等の統計項目が「7.3　アーカイブズサービス及び利用」に含まれている。本項の中で特徴的なものとして、利用者を実際に来館した利用者（physical user）とオンライン経由でサービスを利用した仮想の利用者（virtual user）に区分して集計することが記載されている点が挙げられる。特に、オンラインによる利用及びサービス(Online use and services)に関する統計項目が多く見られる。例えば次のような統計項目である。

  上記以外として、レファレンスサービスと呼ばれる利用者からの問い合わせに対する回答数が統計項目として設定されている[13]が、直接対面による回答数だけではなく、Eメール等による間接的な回答数を集計することも設定されている。また、展示の回数や観覧者数も統計項目として設定され、実際に開催した展示(Physical exhibition)だけではなく、仮想展示(virtual exhibition)の回数や仮想訪問者数(virtual visits)を集計する設定となっている。

(2) 所蔵資料（Holdings）
  毎年度受入れた所蔵資料等についての統計項目が「7.4　所蔵資料（Holdings）」に含まれている。特に、所蔵資料の量を集計する単位として、本国際規格では次の３つの観点が用意されていることが興味深い。１つ目は物理的な数量、２つ目は組織的な編成で区分されたフォンド、シリーズ、ファイルの数量、３つ目はアナログ資料の排架による書架延長や、電子文書の保存によるデータ容量を挙げている。
  また、所蔵資料の記述と検索支援(Descriptive records and finding aids)の整備についても本項で取り扱うこととされている。例えば、「所蔵資料に対して整備した目録や検索支援の割合」の統計項目が設定されているが、国際的な視点から見ると、目録の作成と公開を義務としている日本国内の公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号）や同法の趣旨にのっとった条例等に基づいて設置される公文書館等の状況は、特異に見えるかもしれない。

(3) 資金調達及び経費（Funding and expenditure）
  アーカイブズにおける経費である人件費や施設の維持管理費のような統計項目が「7.5　資金調達及び経費（Funding and expenditure）」に含まれている。特に、運用経費以下の費目の構成が興味深く、この費目の区分によって、業務の区分についても推測できる。例えば人件費と同じレベルに、受入れに関する支出(Acquisitions Expenditure)や所蔵資料の管理(Holdings maintenance)[14]に関する項目が設定されている。具体的には次のような構成となっている。

  受入れに関する支出では、受入れに伴う人件費を除き、文書の媒体別に輸送(shipping)、保険(insurance)、関税(customs duties)等の支出が含まれる。所蔵資料の管理に関する支出では、保存及び修復の外部委託費、媒体変換(Material conversion)に関する外部委託費、デジタル化(Digitization)[15]に関する外部委託費が含まれる。

(4) スペース及び設備（Space and facilities）
  アーカイブズの書庫に関する統計項目が「7.6　スペース及び設備（Space and facilities）」に含まれている。また、本国際規格では、利用者に関するスペース[16]や設備についても具体的に設定されている。例えば閲覧端末数、利用者が使用可能な複写機やスキャナーの台数、無線LANの有無等が設定されている。

(5) 管理（Management）
  ISO 2789：2013(国際図書館統計)を日本産業規格化したJIS X 0814:2017(図書館統計)では「Management」の日本語訳を「経営」としているが、本稿ではその内容を鑑み「管理」と訳した。本項で特徴的な点は、所蔵資料（Holdings）の項ではなく、管理(Management)の項の中で、保存(preservation)や修復(conservation)に関する実績を扱う点にある。具体的には、アナログ資料[17]の保存や修復、デジタル保存(Digital preservation)[18]、デジタル化(Digitization)といった保存に関する統計データは、管理に分類されている。デジタル保存にはマイグレーションやデジタル保存したアーカイバルユニット(archival units)[19]の数が含まれる。デジタル化には総画像数や一定期間中に作成した画像数が設定されている。またデジタル化では、アーカイブズ資料の種類別の数値が設定されている。

７　おわりに
  日本国内においても様々な種類のアーカイブズが存在する。国立公文書館等、地方公共団体が設置した公文書館、大学アーカイブズ又は企業アーカイブズ等様々である。各アーカイブズにはそれぞれのステークホルダーや利用者、アーカイブズ職員が存在する。本国際規格は、このような多様なアーカイブズが設置されている状況を理解した上で[20]、各統計項目を設定している。
  個別のアーカイブズでは、経営戦略を検討するために、その基礎情報として経年的に利用やサービスの状況を把握するだろう。また、今後、国レベルのアーカイブズが地方公共団体設置のアーカイブズに対して、もしくは都道府県レベルのアーカイブズがその市町村レベルのアーカイブズに対して、アーカイブズに係る何らかの調査を実施し、その結果を集約し比較するかもしれない。
  上記のようなニーズに対して、国際規格として裏付けられた客観的な統計項目を設定するために、本国際規格を活用することができると考える。もし、各アーカイブズ機関においてサービスの評価や業務のモニタリングの項目の見直しを考えている場合は、参照する枠組みとして本国際規格を一読することをお勧めする。

〔注・引用文献〕
[1] 日本産業標準調査会webサイト「ISO規格の作成手順」、https://www.jisc.go.jp/international/iso-prcs.html (accessed 2021-05-01)。ISO規格の検討から刊行に至る手続きついては本webサイトが詳しい。国際アーカイブズ統計の刊行に至る手続きとしては、国際規格原案(DIS)の策定が2020年11月、最終国際規格案(FDIS)の策定が2021年1月、国際規格の発行が2021年5月の手続きを経ている。なお、国際アーカイブズ統計を扱った論考として、森﨑正統「特定歴史公文書等の保存及び利用の状況報告の改善に関する一考察―国際アーカイブズ統計（ISO/DIS 24083）を用いた検討―」『令和２年度
アーカイブズ研修Ⅲ修了研究論文集』令和３年８月、がある。
[2] ISO 24083:2021. Information and documentation – International archives statistics. 日本規格協会ウェブサイトにおいて、本国際規格の日本語タイトルとして「情報と文書－国際アーカイブズ統計」が付されている。
[3] ISO 2789:2013. Information and documentation – International library statistics. 本国際規格は2003年に策定後、2006年と2013年に2度の改定を経ている。
[4] ISO 18461:2016. Information and documentation – International museum statistics.
[5] ISO 15489-1：2016. Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles. 本国際規格は「情報及びドキュメンテーション―記録管理―第１部：概念及び原則，JIS X 0902-1：2019」として日本産業規格（JIS）化されている。
[6] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.5.5では「archival value」について、「継続的な記録の有用性や重要性は、組織的、法律、財政、証拠、記録に含まれる歴史的な情報に基づく。そして、継続的な記録の保存を正当化する。」とある。
[7] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.1.1の原文では「 organization or part of an organization responsible for selection, acquisition, preservation, and availability of one or more archives(3.1.2))」とある。
[8] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.1.2の原文では「 materials, items, records or documents created or received by a person, family or organization, public or private, in the conduct of their affairs and preserved because of the enduring value contained in them or as evidence of the functions and responsibilities of their creator, especially those materials maintained using the principles of provenance, original order and collective control」とある。
[9] 本国際規格の６章には、統計データの報告として、報告する統計データの期間等について掲載している。
[10] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.8.17では「online archives catalogue」について、「通常は1つの特定のアーカイブズ(3.1.1)やアーカイブズ(3.1.1)システムのアーカイブズ所蔵資料を記述している記録のデータベース」とある。
[11] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.8.13では「finding aid」について、「書庫の物理的な管理と情報管理を提供し、利用者がアーカイブズ資料にアクセスし、理解するのを支援する記録の記述」とある。
[12] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.4.18では「virtual visit」について、「表示されたページや要素の数に関係なく、アーカイブズ(3.1.1)のWebサイトでの利用者の活動の連続した1つのサイクル」とある。
[13] 前掲注2. 本国際規格では、利用者からの問い合わせについて、知識や情報の利用に関する質問を「レファレンス質問（Reference questions）」、開館時間や施設に関する質問を「情報質問(Informational questions)」とし、明確に区分している。
[14] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.7.3では「holdings maintenance」について、「適切な施設や環境にアーカイブズ資料を配置し、長期保存のためにアーカイブズ資料を安定化させる業務」とある。
[15] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.8.11では「digitization」について、「アナログのアーカイブズ資料をデジタル形式に変換するプロセス」とある。
[16] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.6.11では「user space」について、「席や設備の有無にかかわらず閲覧や学習のためにアーカイブズの利用者に提供された場所」とある。
[17] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.5.1では「analogue document」について、「デジタル設備を要しないで利用可能なもの」とある。
[18] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.8.10では「digital preservation」について、「1つ以上の保存戦略を適用した長期のデジタル保存、維持管理及びデジタルオブジェクトへのアクセス」とある。
[19] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.5.3では「archival unit」について、「実体（entity）として扱われる、アーカイブズ（3.1.1）内の単一文書、又は文書群」とある。
[20] 前掲注2. 本国際規格の用語定義3.2ではアーカイブズの「Type」として、9つの種類を示している。