平成30年度アーカイブズ研修Ⅱ D班グループ報告

大阪市公文書館 岡本真奈

1.はじめに
 本稿は、平成31年1月15日から17日までの3日間で開催されたアーカイブズ研修ⅡにおけるD班グループ討論の概要である。D班のメンバーは以下のとおりである(名簿順。敬称略。)。

福島千絵(外務省外交史料館)、柏原洋太(千葉県文書館)、清恵美子(宮崎県文書センター)、津覇美那子(沖縄県公文書館)、岡本真奈(大阪市公文書館)、田中千尋(つくば市総務部総務課)、白川正憲(丸亀市総務部行政管理課)

 D班は、アーカイブズ研修Ⅱのテーマである「普及啓発」のなかでも情報発信やメディア対応という論点に関心を持つ者で構成された班である。
 また、自己紹介を通じて、班員それぞれが、歴史公文書の価値をいかに住民に理解してもらうか、館の取組をどう発信するか、利用者の拡大をどう図っていくか、市民が何を求めているかなどを課題として有していることが分かった。
 そこでワークショップの共通テーマである「●●県政150周年の記念事業」を検討するなかで、このような問題の解決につながるよう議論を進めていくこととなった。

討論の様子

討論の様子

2.県政150周年記念事業企画の検討
2.1 目標の設定
 まず、設定された●●県について設定の掘り下げを行うことになり、D班では、県の名称を山下県とした(以下、「山下県」、「山下県公文書館」という名称を使用する。)。山下県公文書館は、博物館や図書館、県庁と離れている。それゆえ、県民の間で認知度が低く、利用者の増加を模索している、と設定した。また、県政150周年記念事業は、山下県全体で行う記念事業が存在し、置県の日である10月1日を中心に県主体のイベントが行われ、グッズの作成や博物館・図書館など他の文化施設でも記念展示会が行われるという背景も付け加えた。
 次に、事業を行う上で、何を目標に設定するかを話し合った。県民の認知度が低いという点から、公文書館を知ってもらうことが必要だという意見が出た。特に、潜在的利用者(公文書館を利用する可能性があるが、何らかの原因で利用しない人々)を呼び込めるような企画を行い、利用促進につなげるという意見が出た。そこで、記念事業を通して公文書館の認知度を上げ、最終的に県民に公文書館へ足を運んでもらうことを目標とした。そのため、記念事業の企画の中心を公文書館で行う特別展示会に置いた。
 展示事業の具体的な企画を検討していくにあたってD班が着目したのはアウトリーチのもつ双方向性である。これまで単に「普及事業」として捉えられてきたアウトリーチは、近年その研究の進展やSNSの普及により、公文書館による一方的な情報発信だけではなく、利用者による発信をも含めた双方向的な形へと変化しつつある。アウトリーチ活動は、webとりわけSNSを活用することで、これまでアーカイブズを利用したことがないような人々と関わり、コレクション内のアイテムに関する情報を共有したり、アイテム自体を共有したりすることをも含むようになってきた。そして、このような活動は、公文書館と市民との連携の可能性を指摘するとともに、その実現を促している。
 展示会の開催と、班内の共通の関心である情報発信とを組み合わせて考える際に、アウトリーチのもつ公文書館と市民とのコミュニケーションという視点は示唆的であった。そこでwebを用いた情報発信を行うこと、その特性である双方向性を記念事業のなかで活かしていくことが提案された。
 核となる特別展示会では、県政150年を振り返り県民みんなでお祝いをするというコンセプトのもと県民参加型の展示を企画することと、公文書館や館収蔵資料をより身近に感じてもらうため、特別展示会のタイトルも「おめでとう150歳 山下県のあゆみ」と親しみやすいものにすることが決まった。

2.2 県政150年記念展示会の検討
 具体的な特別展示会と、周辺事業の検討内容を述べていきたい。
 展示会の会期は1年間と設定、4月1日から9月15日を前期、10月1日から3月31日を後期として、展示替えを行う。前期展示では、県政のあゆみを、県民生活に身近な駅や道路などのインフラ整備による近代化をテーマに紹介する。後期展示では、前期に紹介した県政のあゆみをふまえ、県民のくらしがどう変化したのかを紹介する。展示する資料は、公文書館収蔵の写真資料を中心に、それに対応する公文書と決まった。
 この展示会の特徴は、県民の参加にある。そのための企画の一つが、展示した写真に付箋でコメントをつけるコーナーの設置である。その場所に因んだ思い出や、情報、感想を自由に書き込むことで資料に親近感を抱いてもらい、県の歴史を共有してもらうことが目的である。また、前期展示中に古い写真の提供を呼びかけ、後期展示に活用することも検討した。
 次に、展示会に足を運んでもらうための企画を考えた。山下県公文書館の立地は、駅や県庁、他の文化施設から離れていることから、出張展示会によるPRを行うことにした。出張展示は駅と県庁の2か所で行う。展示資料は、それぞれの場所に因んだ写真や模型が中心で、これらにも特別展示と同様に自由なコメントを付けられるようにした。写真等につけた解説も初心者を対象とした簡潔なものにし、より詳細な内容は解説につけたQRコードからホームページにアクセスし閲覧できるよう工夫を加えた。
 これらの企画は、後期展示終了後に、事業報告を兼ねたまとめ展示を行い、集まったコメントを紹介できるようにすることになった。

討論の内容

討論の内容

2.3 周辺企画の検討
 公文書館に足を運んでもらうための装置として出張展示のほかに3つの企画を立案した。
 まずは、他の文化施設を利用する県民を取り込むためのスタンプラリーである。ラリーポイントは前出の駅・県庁に加え、県政150周年展示を行っている博物館、県下に3つ存在する公文書館を設定し、うち3施設の訪問で県が作成した150周年グッズをプレゼントする。全施設制覇(3つの公文書館は1つで可とする)した場合は公文書館収蔵資料から作成したオリジナルグッズをプレゼントするものである。
 次に、記念講演会の開催である。記念講演会は、置県の日がある10月中に県文化会館で実施する。講師は、知事経験者と館職員で、知事経験者には在任中の県政について講演を依頼する。一方の職員の講演は、事前に受け付けた質問に答えるという県民とのコミュニケーションの一環として講演を行う。ねらいは、双方向性を意識する事業において利用者や県民との対話の場を設けること、置県の日を契機とした後期からの展示会の再告知にある。さらに、講演会に先立ち館での特別展示のギャラリートークを開催し館展示の周知に努めることとした。
 最後は子どもを対象とした企画である。記念事業は、目標を、館の認知度を上げ来館・資料閲覧を増やすことに置いていることから、公文書館を利用している中高年層や研究者・歴史等を学ぶ大学生に加え、幅広い年齢層の来館を目的とするものである。そのため、特に子どもとその親世代を取り込むための企画を考えた。具体的には収蔵資料を利用した塗り絵の配布や、小学校4、5年生を対象にした壁新聞作成と公文書館での展示会である。壁新聞作成は、夏休みの自由研究の一環として地域や暮らしをテーマとし、学校を通じて周知を図るが、学校行事としてではなく個人での来館をねらったものである。

3.情報発信と双方向的な展示の可能性
3.1 SNSの広報活動への活用
 ここでは、山下県政150年記念事業の広報について述べる。班員の関心からweb媒体の活用を中心に検討しているが、インターネット環境に触れることが出来ない利用者のため、従来の県広報紙や報道発表、新聞広告やチラシ・ポスターの作成など紙媒体やメディアを通じた広報活動も並行して行う必要があることも確認している。また、これらは県主催の県政150年事業のひとつとして、県の広報担当に委ねることも有効であるという意見も出た。
 広報手段として使用することになったweb媒体は、ホームページ・ブログ・ツイッターである。まず挙がったのは、展示内容や時期や会場を告知する従来の広報に加え、展示会に関わりのある資料を紹介することである。主にツイッターやブログで資料紹介を行い、歴史に興味がある県外の人たちにも、山下県公文書館と記念事業の内容を発信することが出来ると考えた。また、従来の広報媒体よりもSNSの利用頻度が高い若年層へのアピールに繋がると考えた。
 次にツイッターでのハッシュタグの活用を考えた。「#おめでとう山下県」というハッシュタグを作成し、展示会に来たこと、駅や古い建物など県の歴史にかかわる場所で撮影した写真を、ハッシュタグとともに投稿してもらう企画である。手軽な企画であることで参加のハードルを下げることや、ネット上で広く拡散されれば、多くの人の目にとまる機会が増え、興味を持つきっかけを作ることができると考えた。

3.2 展示企画におけるSNSの活用
 討論において時間を費やしたのが、どうすれば展示会や諸企画のなかでSNSの持つ双方向性を意識し活用することができるか、という点である。まず意見が挙がったのは、ホームページやブログ上でのデジタル展示会開催である。実際の展示会では資料数や説明の分量に上限があるため、より深い内容になるよう工夫をする。出張展示のQRコードによる展示解説も、このweb上での展示会につながるように設計する。
 次にコミュニケーションツールとしてのSNSの特性を生かした試みを検討した。ツイッター上で投稿された感想やコメント、ホームページに新たに設けるメールフォームを通して寄せられた意見・質問などを収集し、それに返答する方法を模索した。公的なアカウントであるため、SNSの運用方針の設定やメディアリテラシーの観点から特定の個人に返信を行うことは難しい。そのためリツイートによる意見の紹介や、ブログやホームページに寄せられた意見を紹介しつつ返答を行うことになった。また、意見や感想だけでなく、古い写真やどこを映したかわからない写真も募集し、利用者と協力して年代や場所の特定を行い後期展示の一部に使用することになった。
 展示だけでなく、講演会にもSNSを活用するという案も挙がった。職員の講演に対して知りたい内容や質問を募集し、当日はそれにそった講演を行う。また、質問をよせた利用者が講演会に来場できないことを考慮し、講演会の一部を動画配信することで利用者と公文書館の対話の場とすることも検討した。
 これらSNSを利用した企画も、展示会同様に事業終了後にまとめのページをホームページ上に作成し総括を行う。
 双方向性や利用者との対話を考える際、公文書館からどのような方法でリプライを行うかという点に困難が生じ、工夫が必要であるが、このように、展示内容や企画のアップデートを随時行い成長する展示の可能性を見出すことができた。

発表の様子

発表の様子

4.おわりに
 D班の双方向性を意識した記念事業企画は、SNSの利用や、公文書館と利用者とのコミュニケーションを展示会などにどのように取り入れるか、という提案に重点を置いたものである。そのためスタンプラリーなどでの他機関との連携、SNSへの投稿の頻度や投稿内容をどのようなものにするか、など具体的な検討を行うことはできなかった。とはいえ、従来の公文書館の展示事業では、県の歴史の紹介や収蔵資料の紹介という「一方向的な情報の提供」という方法をとることしかできなかったのに対し、SNSなどを活用することで、県の歴史や知識を「共有する」という新たな可能性を見出すことができた。一方で、SNSの利用者は若年層に偏っているため、今回の付箋を用いた来館者とのコミュニケーションのように、公文書館に実際に来場している層との対話の方法という両輪で考える必要があろう。
 「参加する」という今までになかった企画は、単に展示を「見る」だけではなく利用者に県政や県の歴史を「体験」してもらうことで来館しやすい環境を作り、記憶に残すことで興味関心を持続させることにつながるだろう。そしてそこから地域への愛着を育むことで公文書館の利用へと還元することができる。また、公文書館の側にも利用者増加だけでない、利用者のニーズの把握や、新たな知識の蓄積による業務改善を図ることができるだろう。これは、今後の地域における公文書館の在り方を考えることに繋がっていくのではないだろうか。