平成29年度アーカイブズ研修Ⅱ D班グループ討論報告-「移管元との連携よりよい評価選別を実現するために」-

三豊市文書館
宮田克成

1.はじめに

D班討論の様子1

D班討論の様子1

 本編は、平成29年度アーカイブズ研修Ⅱのグループ討論におけるD班の検討内容を要約したものである。D班では、よりよい評価選別を実現するために何ができるのかを考えるために、各所属機関の評価選別・移管作業の方法と問題点を報告することで論点を抽出し、その論点について討論を深めていった。
 D班の参加者及び役割分担は次のとおりである。
大城由希江(国立公文書館、書記)、奥沢麻里(日本銀行金融研究所アーカイブ、発表)、田宮美奈子(新潟県立文書館、書記)、福地洋子(沖縄県公文書館、司会)、高野弘之(武蔵野市立武蔵野ふるさと歴史館、発表)、宮田克成(三豊市文書館、本稿執筆)、川島郁子(高知県総務部文書情報課)、塘瑞希(茅ヶ崎市文化生涯学習部文化生涯学習課)(名簿順、敬称略、所属は研修当時のもの。)

2.論点の抽出

 最初に参加者全員の所属組織の評価選別・移管作業の方法と問題点を報告した。その報告から適切で効果的な評価選別ができない理由として以下のような課題があげられた。
・文書作成課(以下、「原課」)が文書管理のルールから外れることがある。
・歴史公文書等への理解が低い(移管されない、原課が非現用文書を持ち続ける)。
・文書作成課が所有する文書の全体像が把握できていない。
・評価選別基準作成のために、原課の業務内容を理解、分析する必要がある。
・現用文書に対する公文書館の権限が小さい。
討論のなかで、各所属機関により課題が異なるのは当然のことであるが、一方で似たような課題を持つ機関があることも見えてきた。そこでD班メンバーの所属機関をいくつかの類型に分類し、その類型ごとに長所と短所を考えてみることにした。その結果、以下のような類型に分別することができた。また討論によって抽出された各類型のメリット、デメリットについても以下に合わせて示す。
・直轄型(三豊市・高知県・(沖縄県))
 ・・・公文書館が文書主管課と同じ総務部に所属するなど、両者が近い関係にあるタイプ。
  メリット:現用・非現用を一元的に管理。組織全体に対して指導・管理が容易。
  デメリット:行政主体の選別になる可能性がある。透明性の担保が困難。
・共同管理型(茅ヶ崎市・日本銀行金融研究所アーカイブ)
 ・・・文書主管課と同じ首長部局ではあるが、所属する部が異なるなど両者に一定の距離があるタイプ。
  メリット:比較的、文書主管課との協力関係ができている。
  デメリット:書庫や館などの安定した保存スペースがない。
・事務委任型(武蔵野市・新潟県・(沖縄県)・(国立公文書館))
 ・・・教育委員会など文書主管課と異なる機関に公文書館が存在するタイプ。
  メリット:第三者的視点の選別が容易。
  デメリット:文書管理に関与できない。権限が小さい。
 このような類型化をおこない、それぞれのメリット、デメリットを抽出した結果、よりよい評価選別をおこなうために重要なのは「移管元との連携」という論点を導き出し、以下どのような連携が可能かということを中心に討論をおこなった。

3.何処と如何に連携するか

 「移管元との連携」と言っても、何処と如何に連携していくのが得策であろうか。このような問題意識を共有したうえで、討論を深めていった。
 その結果としてやはり文書主管課をターゲットにして連携を考えていくことが有効であるという結論を得た。すなわち、文書主管課は組織の文書管理の中心であるので文書主管課とさまざまな点で連携をおこない、文書主管課の指導力をもって原課に連携の成果を広めていくことが有効と考えた。また、現実問題として大規模な組織になれば多数の原課それぞれと個別に連携していくことも難しく、まず文書主管課との連携していくことが重要と考えた。
 文書主管課とは次の3点で連携していくことが有効ではないかと、D班では考えた。
 第1点は、文書主管課と公文書館の職員が交流をおこなうことである。文書主管課と公文書館それぞれの業務をより深く理解し、それぞれが抱える課題を共有するためにも、人的交流が有効であると考えた。人事的交流は困難でも、共同で講座事業や文書保管状況の調査をおこなうなど、交流にもさまざま方法があることも確認された。
 第2点は文書主管課がおこなう文書管理研修等に公文書館も積極的に関与していくことである。研修教材の作成なども文書主管課と公文書館が共同でおこなうことで、より内容豊かな教材の作成も可能になるであろう。また研修をおこなう際にはレベル別研修をおこなう必要があるとの意見もあった。やはり新採用職員と課長級職員では経験が異なり、同じ内容で研修をおこなうのは困難であるとの意見である。たとえば例規を持ち出すと課長級の職員は反応がよいが、新採用職員には理解が難しいなどのことである。このようなことを文書主管課と議論し、研修プログラムを共同で構築していくことなどが重要だとの結論を得た。
 第3点は公文書館の専門性や蓄積された経験で、文書主管課をサポートしていくことも有効と考えた。文書主管課の担当職員は大部分が一般行政職で、2~3年で異動することになる。これには文書管理を担当した職員が短期間で異動することで、他の多くの部署に文書管理のスキルが伝わるというメリットも考えられる。しかし、それでは十分な経験を積むことができず、ようやく文書管理の業務に慣れた頃に異動することになるというデメリットも考えられる。また文書管理などの担当は、業務経験の少ない若手職員が担当することも多い。一方で公文書館職員は比較的長く館に留まることが多く、経験を蓄積することができる。この経験の蓄積や専門性で文書管理担当となった職員をサポートすることで上記のようなデメリットを軽減していくこともできるのではないかと考えた。
 これら3点の文書主管課との連携とは別に、公文書館自身でも原課とコミュニケーションを図っていくことも重要と考えた。組織の規模によっては、日常的に接触を図ることで公文書館の業務を理解してもらうとともに、原課が公文書館に期待することを知ることが可能となる。しかし大規模な組織になると、日常的なコミュニケーションは不可能である。しかし公文書館職員が各課の文書担当者を訪問して一度は顔を合わせて話をすることが重要で、その程度は可能ではないか。何よりも文書主管課の指導力に頼るだけでなく、公文書館からも原課に対して積極的にコミュニケーションをとることも重要と考えた。

4.結びとして

D班討論の様子2

D班討論の様子2

 D班では、メンバーの所属機関を直轄型・共同管理型・事務委任型の3つに類型化し、それぞれのメリット、デメリットから「移管元との連携」という論点を抽出した。その論点について討論を深めた結果、文書主管課との連携が有効と考え、人的交流、共同の文書管理研修、公文書館の専門性と経験の蓄積によるサポートなどが可能との結論を得た。また、文書主管課に頼るだけでなく、公文書館としても積極的に原課とコミュニケーションをおこなっていくことも重要と考えた。
 討論のなかで、直轄型や共同管理型と比較して事務委任型は連携が困難と考えられたので事務委任型を中心に討論をおこなったが、直轄型や共同管理型であっても連携の意識は重要であることを確認した。また各類型ごとにメリット、デメリットがあり、各所属機関になればさらに抱える課題は多様なものになるが、さまざまな方法を組み合わせ、効果的なアプローチを模索して、移管元との連携を図っていくことが重要であり、それがよりよい評価選別を実現することに繋がることを確認して、討論を終了した。