国立公文書館　統括公文書専門官室
公文書専門員　塚田　沙也加

はじめに

　本稿は、平成30年１月に実施された「アーカイブズ研修Ⅱグループ討論」におけるC班の討論内容である。班の構成（所属）は以下の通りである。
　塚田沙也加（国立公文書館）、水沢光（国立公文書館アジア歴史資料センター）、渡邊周斗（千葉県文書館）、嶋田典人（香川県立文書館）、前之園悦子（沖縄県公文書館）、岡本和己（滋賀県　県政史料室）、長谷川佳澄（佐倉市総務部行政管理課）、堀耀巴（薩摩川内市総務部総務課文書法制室）（名簿順、敬称略。所属は研修当時のもの）
　上記の通り、C班では、参加者の所属が様々で、各所において評価選別の仕方や職場環境が多様であったため、全員で議論に取り組めるテーマとして、公文書館や基準等がない市というモデルを設定し、「公文書館や基準等がない市で適切かつスムーズな評価選別を行うためにはどうしたら良いのか」という論題を掲げて議論を進めることとした。

１.議論の前提

　議論を進めるにあたり、まずはモデルとなる架空の市（以下「S市」という。）の規模や文書管理の現状等を設定した。なお、そのモデルケースとして、千葉県佐倉市及び鹿児島県薩摩川内市の現状を参考にさせていただいた。

・S市の文書管理の現状
　S市は、人口約１０万人の地方都市である。
　S市には、文書管理規則に則して、文書の保存、評価選別が行われている。基本的には文書の保存については文書作成課（以下「原課」という。）で行われるが、原課での保管期間が満了した文書を総括文書管理者である「行政管理課文書法規班」に引き継がれるしくみがあるが、S市における評価・選別の具体的な基準等がないため、原課と総括文書管理者の判断に任せられているのが現状である。

・問題点
　公文書館がないS市では、文書の保存、評価選別作業は、市庁内（主に原課）で行われているのが通常で、外部からの知見などを受けず、文書管理、評価選別が行われている。このような状況下でどのような問題が起こり得るか、主に以下のような問題点が挙げられた。
（１）全庁的に、文書管理や歴史公文書等への理解が低いため、文書管理が徹底されない。
（２）原課によって文書管理の精度に差が生じているため、円滑な引継ぎができない。
（３）市庁内で文書を保存・管理しているため、庁内のスペースの関係上、文書保管庫が分散し、保管庫が常に満杯状態となる。また、人手不足であるため整理も追いつかず、文書の所在が分かりづらい状況である。
　このような問題を改善するには、公文書の評価選別、保存を専門的に行う公文書館の設置が必要であるとの意見で一致した。しかし、現実的な問題として、S市のような規模の自治体では、公文書館を設置できるだけの予算や人員を割くことが難しいという大きな問題点も挙げられた。

・S市公文書館設置に向けて
　実際に、S市に公文書館の設置を実現するためにはどうしたら良いのか、さらに意見を交わした。
　まず、どの程度の規模の館が必要になるのかを調査するため、S市の年間文書作成量、歴史公文書等となる文書量がどれくらいの状況なのかを把握することが重要である。国や県の規模とは違い、人口約10万人と想定しているS市と同等の規模の自治体である千葉県佐倉市、鹿児島県薩摩川内市と文書量は大きく変わらないと推測されるため、その情報を参考にすることもできるだろうとの意見が出た。
　また、館内の構造についても、若干の議論を交わした。S市で作成される文書量を想定するに、現物とリストでの評価選別を行う方法が最善との意見から、現用書庫（中間書庫）を館内に設置することができれば、現物確認も館内で行えるため、評価選別作業もスムーズにできるとのことであった。

２.適切な文書管理と評価選別作業

・原課にとっての必要性、メリット
　S市における公文書館の設置が現実的なものになったとしても、S市における文書管理の問題をすべて解消できるものではない。適切かつスムーズな評価・選別を行うためには、実務を行う職員に目を向ける必要がある。そこで、原課の立場に立って議論を重ねた。
　前項において、S市の文書管理で起こり得る問題点を挙げているが、そもそも、なぜこのような問題が現場で生じてしまうのか、その原因として下記の点が挙げられた。
（１）文書管理作業が日常業務に加えての作業になっていること。
（２）歴史公文書等として保存されると、すべての情報が公開されてしまうとの誤った認識。

　これらの原因に対して、原課職員には、歴史公文書等の意義を伝え、文書管理に対する認識を変える必要があるとの観点から、下記の解決策が挙げられた。
（１）それぞれの県で行われている文書管理に関する研修に市の文書管理担当課の職員（特に課長）が参加し、新規採用職員・課の文書管理責任者・課長を対象に職場内研修を行う。
（２）庁内LANのトップページなど職員の目につきやすいところで、文書管理を徹底させるような呼びかけをする。
　実際に、文書を作成する職員には、自らが作成した文書が公文書館等で適切に保存されれば、業務で必要な際にいつでも利用できること、また、歴史公文書等となった文書は最良の状態で後世に引き継ぐことができることを、研修等を通して理解してもらうことが必要である。C班では、それが「適切な文書管理、評価選別作業」を行うための第一歩になるだろうとの見解に至った。また、公文書館が設立されたとしても、そこで活躍する専門的な知識を有する人材を育成することも必要であろうとの意見も一致した。

３.評価選別作業における原課との連携

・移管（保存）・廃棄の決定権
　S市では、現物とリストを照合しながら、評価選別を行う方法が最善であると先に述べたとおりであるが、S市には、評価選別の基準が具体的に策定されていない。評価選別作業を行っていく中でよく問題とされることに、移管（保存）または廃棄の最終的な決定権をどこで持つのかという点がある。基準や規則等ですでに定められている自治体では、そのような問題は起きないが、S市のような状況では、原課が文書の処分に係る最終的な決定権を持つべきとの意見で一致した。しかし、歴史公文書等になり得るかどうかについての判断は、やはり専門的な知識が必要であるため、公文書館のアドバイスを受けることも必要であり、話し合いを通じて措置を決定していくことが理想的であるとした。また、評価選別作業で重要なことについて意見を交わしたが、最終的に移管（保存）または廃棄の結論に至ったとしても、後に説明責任が果たせることで一致した。
　なお、今回の討論の中では、適切な評価選別の基準についての具体的な結論を見出すことは出来なかったが、基本的には国に準拠しながら、事務の根拠となる規則などを整備し、時間をかけて、職員に定着させていくことが現段階では重要であろうとした。また、具体的に基準等を策定する際には、市町村の特有の業務項目を追加した基準が理想であろうとの意見で一致した。

おわりに

　今回の討論を通じて、以下のような結論を得た。
（１） S市には公文書の評価選別、保存・廃棄を行う公文書館の設立が必要で、館内で評価選別を行うことができる機能を備えることが重要である。それらを実現するためには、S市の文書の現状把握及び他の自治体等の前例調査が必要である。
（２） 適切かつスムーズな評価選別を行うためには、原課の文書管理の意識を変えることが重要である。そのためには、研修等を通じて文書管理の重要性や歴史公文書等への理解を深めてもらうこと、さらに、専門的な人材育成を行うことも必要である。
（３） 実務的な面で、実際に評価選別を行うためには具体的な基準の策定が必要となるが、基準の有無に関わらず、最終的な措置の判断は、可能な限り専門的な知識を持つ公文書館と原課で話し合いを行うべきであり、将来、説明責任が果たせることが重要である。
　以上の３点から、適切かつスムーズな評価選別を行うためには、まず①環境の整備、②職員への文書管理研修の充実、③専門的な職員の育成、④原課と公文書館との情報交流が必要であると考える。