平成29年度アーカイブズ研修Ⅱ A班グループ討論報告-「適正な評価選別を行うための体制づくり-基準策定から人材育成まで-」

国立公文書館 アジア歴史資料センター
調査員 石本 理彩

1.はじめに

A班 グループ討論の様子1

A班 グループ討論の様子1
討論2日目、A班には鳥取県立公文書館の森田佳代氏(右手奥)が聴講参加された。

 本稿は、平成29年度アーカイブズ研修ⅡにおけるA班での討論内容の紹介である。A班では各館における評価選別業務の改善を目指して、実施体制を整える上で必要と思われる判断プロセスと人材育成について意見を交わした。A班の参加者と役割分担は、次の通りである。
 加治屋智実(国立公文書館:書記)、石本理彩(国立公文書館アジア歴史資料センター:本稿執筆)、吉田千絵(北海道立文書館:司会)、田村均(秋田県公文書館:発表)、白川裕美(富山県公文書館)、千葉隆司(かすみがうら市歴史博物館)、小林盛寛(上田市総務部総務課:発表)(名簿順、敬称略、所属は研修当時のもの。)

2.現状報告と課題の抽出

 討論は、A班参加者が所属する組織の現状報告から開始された。各館における評価選別の実施状況は、表1の通りである。この時出された現体制における問題点として、次のような点が挙げられた。
・担当職員が複数人の場合、意見が一定しない。
・基準に該当しないものも多々ある。
・細目基準があっても判断に迷う時がある。
・基準を細分化したところで、個人的主観がどうしても入る(属人的選別となる)。
・2~3年で担当職員が変わる中で、適正な判断をくだすための体制が整っていない。
 各自治体は評価選別にあたって、独自の基準を設けている。しかしながら、意見の不一致や属人的選別が生じてしまっているのが現状である。これらを解決する糸口として第一に挙げられたのが、適正な判断がなされるための仕組みを検討することであった。すなわち、細目基準の策定や例外事項への対処についてである。第二に、担い手の育成こそが、適正な評価選別を継続して実施するための鍵であるとの考えに至った。そこで、A班では判断を行うためのプロセスと人材育成の2点について、議論が進められた。

3.判断プロセスの検討

表1 A班参加者各組織における評価選別の実施状況(平成29年度末時点)

表1 A班参加者各組織における評価選別の実施状況(平成29年度末時点)

 表1に示した通り、いずれの組織においても評価選別にあたって基準を策定し、事例の蓄積を行っている。この2つの併用をうまく機能させることが、判断する上で重要であることは言うまでもない。細目基準をより充実させることで、判断の迷いはある程度防ぐことが可能である。その一方で、細目基準が膨大になっても後任者が理解するまでに時間がかかるといった意見も出された。専門家や文書管理担当者などの助力のもと、各組織に即した適度な数の細目基準が策定される必要があるだろう。さらに、何の基準に則り判断したかを記録する際に、細目番号のみならず理由まで記すことができれば、より有益な事例の蓄積にも繋がるのではないだろうか。
   過去の事例を蓄積することは、判断に迷う時の助けとなる。蓄積された事例の取り扱いは各組織によって様々であるが、いずれの組織においても検索機能の優れたデータベース構築の促進が望まれる。また、単に過去の事例に当てはめるのではなく、蓄積データを参照しつつも、適宜、その時代に合致したものに基準を見直していくべきではないかとの意見も出された。
 他方、基準にも事例にも該当しない事項も少なからず存在する。そうした例外事項への対処として、次の3つの手順を行うことで意見がまとまった。①判断に迷ったものについては現物を実見する、②それでも迷うものは担当職員間で会議にかける、③会議で意見が割れる場合には移管するという判断プロセスである。
 評価選別の担当職員は、まず基準と照合する。次に蓄積された事例を参照する。この段階で該当しない事項は上述した3つの手順に従って結論をくだす。このような判断プロセスをブラッシュアップさせることで、評価選別業務の実施体制はより良いものとなるのではないだろうか。さらに、移管しないものを拾いあげる仕組みがあればなお良い。例えば庁舎の一時保管場所に公文書館職員が赴き、廃棄される文書中にも歴史的価値のあるものが含まれているのではないかという視点で実見するという意見がそれにあたる。しかしながら、限られた人員と時間では限界があり、現実的な方法とは言えない。このため、現状の1~2回の選別の中で判断プロセスにいかに工夫を加えるかが重要となろう。
 なお、今回は選別のタイミングについて議論できなかったが、改善のためには検討に加える必要があることを付け加えたい。

4.人材育成

 人材育成は、体制づくりの肝と言える。原課の文書作成者と公文書館職員の双方において、意識向上と知識の定着が図られるべきであろう。A班は、どのような方法で育成すべきかについて議論した。

 (1) 原課職員対象
   公文書の管理と移管に関する職員研修は、各自治体で独自に実施される例も少なくない。新人研修もしくは文書管理担当者研修の中で説明されることが多い。しかし、高い意識を維持するためには、定期的な研修によって知識をアップデートしていく必要があろう。また、公文書の展示を行政職員に見てもらい、行政文書が歴史資料となり得ることを実感してもらうことが意識向上に繋がると思われる。特に市町村合併などの現代史展示は、自分達が生きた時代の文書として興味をひくのではないか。このほか、必要に応じて適切な助言を受けられる体制を整える、イントラネットにQ&Aを掲載して原課職員の間で分からないことが出た場合の助けとする、公文書館だよりを原課職員にも執筆してもらい歴史的公文書に対する理解を深めるなどの意見も出された。

 (2) 館職員対象
   秋田県では、公文書班職員全員が評価選別業務を何らかの形で経験する。これは評価選別の意義を全員が理解するために行われているものであるが、この方法は担当職員が変わった場合に備える上でも有効である。担当職員以外の別の職員が業務を把握し、新人に教えることのできるような環境づくりが必要であろう。担当職員であるか否かに関わらず、館職員の誰もが参加できる実務的な研修制度の整備が望まれる。さらに、本研修のような全国の職員が交流できる場を活かして人脈を広げ、互いの業務を比較検討し、積極的かつ継続的に意見を交わす等のネットワークの構築が、仕事の質を高める上で重要な要素になっていくと思われる。

 (3) 国によるアーキビスト資格の制度化
   次に、評価選別を行うアーキビストの育成について、国主導の制度化を志向した意見を記したい。評価選別は現用文書と非現用文書を繋ぎ、行政文書を歴史的公文書として閲覧に供するための橋渡しとなる業務である。担当職員は付与されたレコードスケジュール(保存期間満了時の措置)を点検する役割を担っているのである。このような業務は、片手間でできるものではない。与えられた研修では、その場かぎりになる可能性もあるだろう。国家資格を整えてスキルアップしていく仕組みが図られるべきではないか。アーキビスト資格を作り、有資格者が配置されるようになれば、文書管理全体の質が向上するのではないだろうか。

A班 グループ討論の様子2

A班 グループ討論の様子2

5.むすび

 基準策定から人材育成までの体制づくりについて意見を交わしてきたが、議論の最後に出たトピックが“未来の担い手”であった。小・中学生などの若い世代に公文書館の担う役割や公文書の重要性を知ってもらうことが、将来の評価選別を行うための体制づくりに繋がるという考えである。その施策として、インターネット展示やSNSを活用した情報発信を通して公文書を身近に感じてもらうなどの案が出された。
   評価選別業務の改善に向けて、担当職員は判断プロセスを吟味し、原課職員は評価選別を意識した適切な文書管理を行う。そして公文書館は公文書が保存される意義を若い世代に伝えていく。これらが複合的に実施されることが、より良い体制の構築に繋がっていくのではないだろうか。