毎年、国の機関では多くの公文書が作成されています。そうした公文書は、
すべて国立公文書館に保管されるのでしょうか？いいえ、未来にわたって残すべきと
判断されたものに限り、国立公文書館に保管されるのです。
その判断をするのが、「評価選別」という作業。
ここでは、国立公文書館における「評価選別」の業務について紹介します。
省庁が作成した文書の移管・廃棄の流れ
「行政文書の管理にガイドライン」では、移管すべき文書についての基本的考え方が示されてます。右のいずれかに該当すれば、歴史公文書等にあたり、国立公文書館等に移管するものと定められています。
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Ⅰ
国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書
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Ⅱ
国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書
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Ⅲ
国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書
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Ⅳ
国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
国立公文書館が取り組んでいるのは、評価選別による審査だけではありません。
ここでは、近年力を入れている、さまざまな取組を紹介します。
公文書管理制度の見直しへの協力
公文書管理制度については、ガイドラインの改正が行われるなど、定期的な見直しが行われています。国立公文書館は、これまでの審査の経験・知見を踏まえ、移管基準の見直しについて提言するなど、公文書管理制度の見直しに協力しています。
公文書管理の適正の確保のための取組への協力
公文書を適正に管理するための取組の一環として、内閣府に公文書監察室が設置されました。国立公文書館は、公文書監察室からの依頼を受けて、省庁との意見交換に参加し、文書管理状況を把握したり、各省庁が抱える課題に助言するなど、適正な公文書管理に向けた取組に協力しています。
行政文書の電子的管理への支援
これまで紙で作成されることが主流だった公文書ですが、昨今のデジタル化の流れを受けて、電子で作成・保存することが原則とされました。国立公文書館は、政府が進める文書管理システムの整備に参画して、文書管理を自動処理化するための機能を提案するなどの支援を行っています。
研修講師の派遣
公文書の適正な管理のため、国立公文書館ではさまざまな研修を実施しています。また、省庁が主催する研修や市町村において行われる研修会、大学での講義などについて、依頼にもとづき、職員を講師として派遣する取組も行っています。
