行政機関は文書を作成してすぐに、その文書の保存期間と、保存期間が満了した後に当館に移管するか、廃棄するかを決めることになっています。この保存期間が満了した時の文書の扱いのことを「レコードスケジュール」と言います。「レコードスケジュール」は内閣府が確認を行いますが、その際に当館が内閣府からの依頼に基づき、レコードスケジュールが適切に設定されているかどうかについて確認の上、助言を行っています。
各行政機関が設定したレコードスケジュールへの助言は、明らかな設定ミスは当然ですが、移管または廃棄と設定した判断根拠があいまいと見えるものなど疑問等があるものについては、行政機関に対して照会して内容を詰めていきます。また、行政機関も当館も同じ基準を踏まえて判断しますが、行政遂行上の価値とアーカイブズとして残す価値は立ち位置が異なるため、同じ文書について移管または廃棄の判断が異なる場合があります。そのような点なども踏まえて、アーカイブズとしての立場から専門的技術的な助言を行っています。
