茨城県つくば市にある国立公文書館つくば分館。歴史資料として重要な公文書その他の文書を永久に保存し、皆様の利用に供するため、ここでは、①行政機関等からの文書の受入れ　②文書を虫やかびから守るためのくん蒸　③文書を適切に保存し、利用に供するための目録作成　④保存環境を整えた書庫への排架などの業務を行っています。今回は、こうしたつくば分館の業務や、つくば分館で行っている展示会も紹介します。

　国の行政機関、独立行政法人等、行政機関を除く国の機関（司法府）から移管された文書、個人等から寄贈・寄託の申出のあった文書のうち、つくば分館では、紙媒体の文書を受け入れています。これらを受入れから１年以内に利用に供するため、綿密なスケジュールの下で、保存と利用のために必要な作業を行っています。
　各機関等からつくば分館に文書が運び込まれると、搬入された文書と各機関等から提出されたリストを１冊ずつ照合し、誤送等の不備がないかを確認します。

　受け入れた文書は、かびや虫害による劣化を防ぐため、また、書庫や既存の文書への生物被害を防ぐため、くん蒸処理を施します。くん蒸には、つくば分館に設置された減圧式くん蒸装置を使用。まず装置の中を減圧し、そこに酸化エチレンを主剤とした専用ガスを注入します。その後、24時間にわたりくん蒸し、作業が完了したら９日かけてガスを抜くため、一連の作業に10日程度の日数を要します。

　受け入れた文書を適切に保存し、利用に供するために、１冊ごとに目録を作成し、受入れから１年以内に「国立公文書館デジタルアーカイブ」で公表しています。
　まず、１冊ごとに識別を容易にするための番号である請求番号を付与します。次に、１冊ごとに、分類及び名称、移管または寄贈・寄託をした者の名称、これらを受けた時期、保存場所、請求番号などの情報を記載した目録を作成します。目録に採録する情報は、原則として原本に記載された情報から転記します。例えば、簿冊の名称は、原本の表紙や背表紙に記載された標題を確認しながら採録します。

　受け入れた文書は、目録を作成した後、東京本館とつくば分館の専用書庫に排架します。
　つくば分館の書庫は、紙媒体の文書を保護するため、温度22℃、相対湿度55％に保たれた環境となっています。照明は、紙・インクの変色を防止するため、紫外線を除去した蛍光灯を使用しています。このほか、火災に備えて、煙感知器、消火の際に文書等への影響の少ないイナージェンガス噴射による消火設備を設置するなど、紙媒体の文書を永久に保存するため、環境整備に努めています。

豆知識