公文書を適切に保存し、利用に供するため、目録を作成しています。資料を探すための手掛かりとなる目録には、右のような情報を記載しています。請求番号の「平28内閣」は、平成28年度に保存期間が満了し、内閣官房から移管された資料であることを表しています。
資料には請求番号等を記載したラベルを貼付して書庫に排架します。こうして作成した目録は、受入れから1年以内に国立公文書館デジタルアーカイブで公表しています。
国立公文書館の目録には、「簿冊目録」と「件名目録」があります。図書でイメージすると、簿冊目録は本のタイトルや著者名等を記したもの、件名目録は目次にあたります。
図書と異なり、1点1点がオリジナルである公文書は、その中身や編綴方法も様々。中には、表紙と背表紙の標題が異なったり、件名に対応する文書がどこからどこまでかを区別しづらい資料もあります。
目録作成を担当する専門職員は、より客観的で資料検索に役立つ目録となるよう、工夫しています。例えば、正式名称「大東亜戦争終結ニ関スル詔書」は、一般的な名称「終戦の詔書」で検索してもヒットするよう、目録の関連事項に補足しています。
令和2年2月、当館では「特定歴史公文書等の目録に関する基本的な考え方」を策定しました。ご興味のある方は、ぜひご覧ください。
