国立公文書館 統括公文書専門官室
公文書専門官 渡辺悦子
はじめに
国際標準化機構（International Organization for Standards、以下、ISO）は、産業や、技術、情報管理など幅広い分野における国際標準を策定する非政府組織である。ISOでは、分野ごとに専門委員会（Technical Committee：TC）が設置されており、情報及びドキュメンテーション分野は第46専門委員会（ISO/TC 46）が担当している。記録管理及びアーカイブズに関する規格については、TC46の分科委員会11（Subcommittee：SC11、Archives/records management）を中心として策定が進められ、「ISO 15489：記録管理（Records Management）」（以下、ISO 15489）をはじめとする国際規格が、各国の記録管理やアーカイブズにかかわる業務の共通の指針として活用されている。
近年、電子的な業務環境の普及やデジタル・トランスフォーメーションの進展に伴い、作業プロセスに基づいて必要な記録を特定し、適切に管理することの重要性が一層高まっている。本稿では、このような背景を踏まえ、記録管理における作業プロセス分析の手法を示した「ISO/TR 26122：記録に関する作業プロセス分析（以下、ISO/TR 26122）」[1]を取り上げ、その策定の経緯、記録管理の国際規格として知られる「ISO 15489」との関係を述べた上で、概要と、作業プロセス分析の考え方について概説するものとする。
１．ISO/TR 26122について
１-１. 概要
上述のように、ISO/TR 26122は、TC 46/SC 11によって2008年に公表された標準報告書（Technical Report）である[2]。標準報告書とは、国際規格のように要求事項を定めるものではなく、特定の主題に関する最新動向に関する情報や、関連する国際規格における特定の要求事項について示す文書[3]とされる。ISO/TR 26122の序文に示されるように、記録は作業プロセスを通じて作成・捕捉[4]されるものであり、その内容を適切に把握するためには、それを生み出した作業プロセスを理解することが不可欠である。ISO/TR 26122は、このような考え方に基づき、「記録の作成、捕捉及び統制の観点から作業プロセス分析に関する指針を提供」し、「ISO 15489で概説された理論の実践的適用について記述」するもの[5]とする（詳細は１-３で後述する）。
１-２.構成
本標準報告書の章立ては、
１. 範囲 (Scope)
２. 引用規格 (Normative reference)
３. 用語及び定義 (Terms and definitions)
４. 作業プロセス分析の実施 (Undertaking work process analysis)
５. コンテクストの把握 (Contextual review)
６. 機能分析 (Functional analysis)
７. 系列分析 (Sequential analysis)
８. 作業プロセス分析の参加者との妥当性確認
という構成をとっている。第１章から第３章は、本標準報告書にかかる基本事項、第４章は本標準報告書が扱う作業プロセス分析の考え方及び実施方法を概説したものであり、第５章から第８章は実際の分析手法を示す部分、つまり、まずコンテクストの把握を行い、作業プロセス分析の方法として機能分析及び系列分析という二つの分析手法を提示し、最後にその結果を踏まえて妥当性確認を行う流れとなっている。
１-３．ISO 15489との関係
本標準報告書の引用規格として、ISO 15489並びに「ISO 23081-1記録のためのメタデータ パート１：原則」及び「ISO/TS 23081-2 パート２：概念及び実施の課題」[6]が挙げられている。前者は記録管理の基本原則を、後者の２つの規格はメタデータに関する概念を示す規格である。このうち、本標準報告書はISO 15489に示された理論を実践するためのものとして位置付けられていることから、以下では、特にISO 15489との関係について整理する。ただし、その関係については、それぞれの策定時期を踏まえて理解する必要がある。
まず、ISO/TR 26122は、先に述べたとおり2008年に策定されたものである一方で、現行のISO 15489は2016年に改訂されている。そのため、ISO/TR 26122の策定時点で参照されていたのは、2001年に制定された初版のISO 15489となる。
ISO 15489:2001の時点では、ISO/TR26122における作業プロセス分析につながる「業務活動の分析（Analysis of Business Activity）として、第８章「記録システムの設計と実装[7]」において、記録管理を行う体系（システム）を構築するための方法論を示す章において言及されていた。そこでは、a)予備調査、b)業務活動の分析、c)記録要件の特定(identification of requirements of records)、d)既存システムの評価、e) 記録要件を満たすための戦略の特定、f) 記録システムの設計、g)実装、h)導入後の評価という一連の手順が提示されており、業務活動の分析は、記録システムの設計に先立って実施される工程として位置付けられるのみで、その分析手法自体については概略にとどまり、具体的な分析方法までは詳述されていなかった。
これに対し、ISO/TR 26122では、後述するとおり、作業プロセス分析を機能分析及び系列分析という二つの分析手法に整理し、それぞれについて分析対象、実施方法及び成果(outcomes)を体系的に示したことになる。
その後、ISO 15489は2016年の改訂において、「7. 評価（appraisal）」を新たに設置し[8]、組織の業務活動及びそのコンテクストを分析し、記録要件を明らかにする継続的なプロセスとして整理している[9]。記録要件は、この「評価」において中心的な概念であり、業務活動を適切に遂行し、その証拠を残すために必要となる記録に関するものである。また、同規格の「7.3業務の理解」においては、評価を行うには組織とその業務活動について理解することが必要であるとし、「f) 事業活動の内部および外部のコンテクストに関する理解」や、「g)機能分析及び／又は系列分析」を用いることが挙げられており、ISO/TR 26122で示される分析手法と重なっている。
このように、ISO/TR 26122は、ISO 15489:2001では概略的に示すにとどまっていた作業プロセス分析について、その具体的な方法論として展開した標準報告書として理解することができる。
１-４ 主な用語
本標準報告書の理解にあたって重要と思われる、ISO/TR 26122及び ISO 15489において用いられる基本概念は以下のとおりである。
| 用語 | 原文の英語 | 定義 | |
|---|---|---|---|
| １ | 記録 | records | 法的な義務の遂行において、又は業務の処理において、組織または個人によって証拠及び資産として作成、捕捉、及び維持された情報[10] |
| ２ | 機能 | function | ある業務の主体（エンティティentity）が戦略的目標に到達するための、主要な責任を果たす活動の集まり[11] |
| ３ | 作業プロセス | work process | 統制のルールに適合する成果を産み出すために要求される一つ以上の一連の行為[12] |
| ４ | やり取り[13] | transaction | 二人以上の参加者またはシステム間のやり取りから構成される作業プロセスの最小単位。 |
| ５ | 記録要件 | records requirements |
業務活動を適切に遂行し、その証拠を残すために必要となる記録に関する要件。 |
２．ISO/TR 26122における作業プロセス分析
ここからは、第４章～第８章の内容について、順にみていく。
２-１. 作業プロセス分析の実施（第４章）
第４章は、本標準報告書における作業プロセス分析の基本的な考え方及び実施方法の全体像を示す章である。まず、作業プロセス分析は、「機能分析」（第６章）と「系列分析」（第７章）の２種類があるとし、これら分析手法を選択する前に、プロジェクトの目的、対象範囲及び規模並びに分析対象となる業務の組織コンテクストを明確にする「コンテクストの把握」（第５章）の必要があるとする。また、作業プロセス分析は、記録の作成、捕捉及び統制に関する様々な取組の基盤になるものであり[14]、機能に基づく記録の分類体系の策定や、記録の命名及び索引規則の策定、保存期間及び廃棄権限の設定、また記録システムにおけるリスク分析やアクセス権限、セキュリティレベルの設定などに活用できるとする。そして、こうした分析は業務の参加者から正確な情報を収集し、その結果について参加者自身による妥当性確認を行う（第８章）、というのがおおまかな流れとなる。
なお、本標準報告書では、作業プロセス分析において用いる分析のレベルとして、次のような階層を表に整理し、各階層に該当する事例を示している。もっとも、この階層を唯一のものとして規定しているわけではなく、分析の階層数やその区分は、各国・各組織の実務及び作業プロセス分析の目的や対象範囲に応じて設定されるとしている。
| 用語 | 事例１（大学） | 事例２（医療機関） |
|---|---|---|
| 機能 | 研究 | 患者診療 |
| プロセスの集合 (Aggregate of processes) |
研究助成 | 患者の診察、診断および治療 |
| └─プロセス | 研究助成申請の承認 | 患者の診察 |
| └─やり取り | 研究助成申請書の提出 | 患者への処方箋交付 |
【表 用語の階層】
２-２. コンテクストの把握（第５章）
第５章は、作業プロセス分析の最初の段階として、分析対象となる業務を取り巻く規制環境及び組織コンテクストを確認する方法について示すものである。まず、規制環境は、義務的なもの（mandatory）としての制定法、判例法や組織の規則及び手続だけでなく、自主的なもの（voluntary）として、実務時に利用される標準、行動規範や倫理規範、当該組織が属するコミュニティの期待も考慮すべき対象となる、とする。組織のコンテクストについては、作業プロセスが組織内のどこで実施され、誰が責任を負い、どのような組織構造の下で実施されているかなどを把握することが求められるとする。また、コンテクストの把握に当たって確認すべき事項をリストにして例示するとともに、その結果として、分析対象となる作業プロセスに関係する、規制環境及び組織コンテクストの主要な要素を特定し、文書化することを求めている。そして、これらの成果は、第６章以降で行う機能分析及び系列分析の基礎となるものとして位置付ける。
２-３. 機能分析（第６章）
第６章が扱うのは、本標準報告書で示される２種類の分析の一つである、「機能分析」である。
機能分析は、組織の戦略目標から出発し、それを達成するための機能、プロセス、やり取りへと段階的に分析を進めるトップダウン型の分析手法である。機能は組織の目的との関係で捉えられ、組織内の複数の部署や複数の組織にまたがって実施される場合もあることから、組織構造とは独立して分析することが推奨されている。なお、機能分析における機能は、「相互に排他的な区分」であるべきとし、構成要素となるプロセスが組織内の複数の部門で実施されても、分析の際は一度だけ示すこととしている。
分析の手順は以下の４段階に分かれる。
(１)組織の目標及び戦略の特定：
設置根拠となる法令や規程、年次報告書、戦略計画、事業計画、予算資料などを用いて組織の目的を把握するととも
に、既存の機能分析に関する資料についても参照することとする。
(２)目標達成のための機能の決定：
機能とは、特定の目標に向けられたプロセスをグループ化することによって定義されるものであるとして、組織の目標か
ら機能を導くトップダウンの視点と、プロセスを調査・分析して目標及び戦略との関係でグループ化する視点の双方から
行われるものとする。
(３)各機能を構成するプロセスの特定：
分析対象となる範囲においては、全てのプロセスを把握する必要があるとする。本標準報告書では、計画立案や予算
編成など、多くの機能に共通して現れる「汎用的なプロセス」が存在することを前提としているため、このようなプロセス
は、同じ種類のプロセスであっても、どの機能におけるプロセスであるかという業務上のコンテクストを踏まえて区別す
る必要があるとする。一方、組織における特定の機能にのみ見られる「固有のプロセス」については、他の機能と区別
する必要がないため、その機能を直接表すプロセスとして整理することが示されている。
(４)各プロセスの構成要素である「やり取り」の特定：
作業プロセス分析の深さは目的によって異なる。よって、(３)で特定したプロセスをさらに詳細に理解する必要がある場
合は、プロセスの構成要素である「やり取り」を分析する、としている。なお、この「やり取り」の分析にあたっては、第７章
で示される系列分析を活用して実施するとしている。
なお、本章の最後には、機能、プロセス及びやり取りを特定する際に検討すべき事項がリスト化されており、組織固有の目的を実現する業務機能と、それを支える管理機能を区別して把握する必要があること、それらの相互関係、関与する主体、組織間での分担や委託の有無などを確認することが重要な視点であることがうかがえる。
２-４. 系列分析（第７章）
第７章は、本標準報告書で示されるもう一つの分析手法である「系列分析」を扱う。系列分析は、作業プロセスを構成する「やり取り」を時系列に沿って把握し、業務がどのような順序で進み、どのような条件の下で分岐・連携するのかを分析する手法、とする。
系列分析は(１)プロセスを構成する「やり取り」の順序の特定（標準的なフローを確認する）、(２)プロセスのバリエーションの分析（条件によって分岐する場合の確認）、(３)「やり取り」を規律するルールの分析（「やり取り」が実施される根拠の確認）、(４)他のプロセス又はシステムとのリンク付けの分析（当該プロセスが組織の機能の中でどのようにつながっているか）の４つの要素があるとし、それぞれについて分析方法と分析成果を示している。
(１) 「やり取り」の順序の特定（7.2及び7.3）
作業プロセスを構成する「やり取り」を時系列に沿って特定し、その順序を可視化する。分析にあたっては、業務の開始の契機やそれぞれの「やり取り」を開始させる要因、並行して進行する処理の有無、それらが合流する地点、業務の終了条件などを確認し、業務全体の流れを整理していくことで、プロセスの標準的なフローをみる。その結果、通常の業務手順、記録が作成される場面、さらに後続の「やり取り」に先立って完了していなければならない重要なやり取りが明らかになるとし、他の作業プロセスから提供される情報や権限など、業務を支える前提条件が整理されるとする。
(２)プロセスのバリエーションの分析(7.4/7.5)
作業プロセスでは、承認者の不在や必要な情報・資源の不足の発生、差戻しなど、様々な要因によって通常とは異なる手順が生じる場合がある。この分析では、こうしたバリエーションが発生する条件や対応方法、責任者、そこで作成・引き継がれる記録を明らかにしていく。分析の結果は、通常の業務手順と代表的なバリエーションを反映したテンプレートの作成や、例外的な状況においても適切に記録を作成・取得・管理できる記録システムの設計に活用できるとする。
(３) 「やり取り」を規律するルールの分析(7.6/7.7)
各「やり取り」がどのようなルールに基づいて実施されているのかを明らかにするための分析である。組織の手順書や法令、監査要件、帳票類、システムの要件などを確認し、担当者や管理者への聞き取りを通じて、各「やり取り」が必要とされる理由や根拠を整理する。これにより、作業プロセスの中で、どの場面でどのような証拠を残す必要があるのかが明らかになり、作成された記録が承認、確認、進捗管理などのどの目的で作成されたものかが説明できるようになるとする。また、証拠として残すべき情報が十分でない箇所を把握し、記録の捕捉に必要な要件を見直すための基礎資料とすることもできる。
(４) 他のプロセスとのリンク付け(7.8/7.9)
対象となる作業プロセスと他の作業プロセスとのリンク付けを明らかにするための分析である。ここでは、他のプロセスから提供される情報や資源、対象プロセスで作成される記録や成果物、それらが他のプロセスへどのように引き継がれるかを確認する。また、複数の組織・部門にまたがる業務や、記録・情報の利用、更新の状況についても把握する。この分析により、作業プロセス間の関係や記録の流れが可視化され、評価や保存期間を設定する記録群の特定、業務分類体系やメタデータスキーマの策定、さらには記録の重複の把握などに活用できるとする。
２-５. 作業プロセス分析の参加者との妥当性の確認（第８章）
作業プロセス分析の最後には、分析結果が実際の業務を正確に反映していることを確認するため、分析の参加者（当該作業プロセスの担当者）による妥当性の確認を行う。確認では、機能やプロセス、「やり取り」が漏れなく特定されているか、それらの順序や相互の関係、他のプロセスとのリンク付けが適切に記録されているか、また組織で使用される用語や業務の実態に即した記述となっているかを検証する。妥当性が確認された分析結果は管理者の承認を経て、記録管理上の措置の基礎として活用されるとともに、分析資料を統合し、調査結果や提言、実施計画をまとめた報告書として整理される。
おわりに
以上みてきたように、ISO/TR 26122は、機能分析及び系列分析という二つの分析手法を通じて、組織の作業プロセスを体系的に理解するための考え方と手法を示している。また、記録管理のための分析手法にとどまらず、業務分類体系やメタデータスキーマの策定、評価及び保存期間の設定、さらには作業プロセスを支援する技術的ツールの適切性の評価など、様々な場面で活用できる分析の枠組みが提示されていることから、作業プロセスそのものを理解し、可視化するための参照モデルとしても活用できる点にも特徴があると考えられる。
実際の業務において、ここで示される分析を全て実施することは容易ではないが、記録を業務との関係の中で捉え、作業プロセスを機能、プロセス及び「やり取り」の各段階から分析するという考え方は、ISO 15489が示す記録要件の特定や記録の捕捉を具体化する上で有用な視点を提供しているように思われる。
[1]本稿が主に扱うISOの規格等は以下のとおり。
(１) 「ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -Work process analysis for records」、2008年、ISO/TC 46/SC 11 (https://www.iso.org/standard/43391.html?browse=tc)
(２) 「ISO 15489-1:2016 Information and documentation — Records management Part 1: Concepts and principles」 2016年、ISO/TC 46/SC 11 （https://www.iso.org/standard/62542.html?browse=tc）
ISO15489の初版は2001年（https://www.iso.org/standard/31908.html）。
なお、ISO15489-1は日本語版である「JIS X 0902-1:2019 情報及びドキュメンテーション―記録管理―第１部：概
念及び原則」がある（https://webdesk.jsa.or.jp/books/W11M0090/index/?bunsyo_id=JIS+X+0902-1%3A2019）。
[2]ISOが刊行する文書には、国際規格（International Standard）、技術仕様書（Technical Specification）などがあり、前者は発行後５年、後者は発行後３年以内で見直しが行われるが、標準報告書については、特に見直しの規程はない（参考：日本産業調査会「ISO/IEC規格の開発手順」より https://www.jisc.go.jp/international/iso-prcs.html）
[3]ISO/IEC Directives, Part 1 “Procedures for the technical work”、「3.3 Technical Reports」より：https://www.iso.org/sites/directives/current/consolidated/index.html
[4] 「捕捉」の原文英語はcapture。
[5]ISO/TR 26122、「1. Scope」より。
[6]「ISO 23081-1:2006, Information and documentation – Records management processes -Metadata for records- Part1: Principles」及び「ISO/TS 23081-2:2007, Information and documentation – Records management processes – Metadata for records － Part2: Conceptual and Implementation issues」。なお、前者は「ISO 23081-1:2017 Part 1:Principles」、後者は「ISO 23081-2:2021 Part 2: Conceptual and implementation issues」が最新版となっている。
[7]ISO15489:2001「８．Design and implementation of records systems」
[8]中島康比古「記録管理の国際標準ISO15489-1の改定について」（情報誌『アーカイブズ』第61号：https://www.archives.go.jp/publication/archives/no061/5131）
[9]ISO15489:2016，「7. Appraisal」。
[10]JIS X 0902-1「情報及びドキュメンテーション―記録管理―第一部：概念及び原則」より。なお、ｃaptureの訳語は「受領」から「捕捉」に修正している。
[11]前掲注９。業務の「主体」に、中島氏の訳である「エンティティ」及び原文の英語を補足している。
[12]前掲注９。
[13]transactionの訳語は、前掲注９のJIS X 0902-1:2019では「処理」とされるところ、「やり取り」としている。これは、「定義」欄にあるとおりtransactionが「二人以上の参加者またはシステム間」に関わるものとされる一方、「処理」とすると一人で完結する作業にも読めるためである。
[14]「4.2 業務プロセス分析における記録の側面(Records dimension of work process analysis)」より。a～hの８つの事例が挙げられる。