国立公文書館
淺井　良亮

はじめに
  本稿は、国立公文書館が主催する「令和７年度アーカイブズ研修Ⅱ」（令和８年２月５日～同６日、オンライン形式）において、「電子公文書の移管」をテーマに２班が実施したグループ討論の概要を報告するものである。
  同班のメンバーは、田中清啓（福井県文書館）、木下智彰（同）、玉城沙奈（佐賀県公文書館）、宇野淳子（藤沢市文書館）、淺井良亮（国立公文書館）の５名で、いずれも国・都道府県・市町村が設置する公文書館において、公文書管理に係る業務に従事する職員である。
  なお、討論の内容は各メンバーの私見に基づくものであり、それぞれが所属する公文書館の公式見解ではないことを付言しておく。

１　課題の設定
  まず、電子公文書をめぐる現状と課題について、それぞれの公文書館の実情を踏まえた情報交換を行った。
  電子公文書については、文書管理システムを通じて、文書の決裁及び施行が実施される。施行された電子公文書は、文書管理システムにおいて保存され、そのうち歴史公文書に該当するものについては、保存期間が満了すると、公文書館に移管される。電子公文書の公文書館への移管については、文書管理システムからアーカイブズシステムへと物理的に移行させる方法や、文書管理システムにおけるアクセス・管理権限を公文書館に付与する方法等、様々な方法がある。
  ところで、保存の対象とされる決裁文書については、多くの場合、直接的な決裁対象となる文書（いわゆる決裁本体）と当該決裁を説明する資料（いわゆる関連文書）から構成される。文書管理システムにおいて決裁を実施する際、関連文書は「添付」機能を用いてシステム内に格納することになるが、システムの仕様によっては、添付可能なデータ容量に上限が設けられていることがある。大量の画像を含むスライド資料や動画といった、上限を超過する容量の関連文書については、文書管理システム内に格納することができないため、外部ストレージを利用する等の対応がなされている。
  このように決裁本体と関連文書が物理的に切り離されて保存されてしまうと、その関連性が損なわれやすくなり、決裁文書としての一体性が確保できなくなる恐れがある。特に、歴史公文書に該当する電子公文書については、保存期間が長期に設定されていることが多いため、上記のようなリスクが大きくなる。
  つまり、決裁本体と関連文書の関連性を適切に確保し、決裁文書としての一体性を維持することは、電子公文書の保存・移管を考える上で大きな課題となる。

２　解決策の検討
  以上の課題意識を踏まえ、決裁文書の一体性の確保に向けて、その具体的解決策について討論を行った。

２．１　電子公文書の保存に係るルールの整備
  第一に、電子公文書の保存に係るルールの整備である。公文書の管理については、国やほとんどの地方自治体において、ルールそのものの整備はなされているものの、紙媒体の公文書を前提としていることが多く、電子公文書のライフサイクルに十全に対応できていないことも少なくない。文書管理システム内に格納できない関連文書についても、それらの取扱いに係るルールが整備されていないため、起案者がそれぞれ任意の方法で対応している場合がある。こうした状況にあっては、決裁文書の一体性が損なわれるリスクは増大するばかりである。
  こうした状況を解決するためには、文書管理システム内に格納できない関連文書について、基本的な取扱ルールを整備しなければならない。具体的には、どのような手段を講じることで当該文書が決裁における関連文書として位置づけられるのか、関連文書の格納先としてどのような外部ストレージを利用するのか、外部ストレージ内における文書の整理・保存はどのように行うのか、といった点である。
  つまり、電子公文書のライフサイクルに対応した保存に係るルールの整備を進めることで、決裁文書の電子的管理のあるべき姿を具体的に示す必要があるだろう。

２．２　研修を通じた意識啓発
  第二に、研修を通じた意識啓発である。電子公文書の保存に係るルールが整備されたとして、公文書の作成元組織においてルールの遵守がなされる必要がある。特に、保存期間が満了するまでの間、公文書の保存は文書作成元組織が担うことになるため、決裁文書が適切に保存されているか、決裁本体と関連文書の一体性が損なわれていないか等については、文書作成元組織において定期的なチェックを実施する等の対応が必要になる。こうしたルールの遵守や定期的なチェック等の取組を促し、適切な公文書管理のための意識啓発を行うには、公文書館による研修の実施が有効である。
  なお、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号）は、第32条において、行政機関・独立行政法人等に対しては「公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修」を、国立公文書館に対しては「歴史公文書等の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修」を、実施するよう定めている。この定めに基づき、国立公文書館では、公文書管理研修Ⅰをはじめとする行政機関・独法等向けの研修を実施するほか、行政機関や地方自治体が主催する公文書管理研修への講師派遣を実施している。

２．３　中間書庫機能の活用
  第三に、中間書庫機能の活用である。中間書庫とは、半現用段階の文書について、保存期間が満了するまでの間、集中的に保存する施設を指す。一部の公文書館においては、保存期間が一定年数を経過または保存期間満了時に移管される可能性の高い公文書について、中間書庫へ受け入れ保存する役割を果たしている。
  こうした中間書庫機能を活用し、決裁本体と関連文書の関連性が損なわれる前に、電子公文書の管理を公文書館へ移行することで、長期保存を念頭に置いた決裁文書の一体性を確保することが可能となるだろう。ただし、この解決策については、電子公文書が文書作成元組織において適切に保存されていることが前提になり、電子公文書の保存に係るルールの整備が進められていること、文書作成元組織において定期的なチェック等が実施されていること等が肝要となる。

２．４　文書管理システムの要件について
  討論では、文書管理システムの要件についても話題が及んだため、ここに付記しておきたい。
  決裁文書の一体性をめぐる課題は、文書管理システムにおける添付容量の制限が一因であるため、その上限を引き上げることが解決の近道となる。ただし、文書管理システムの構築・運用には多額のコストがかかるため、限られた予算で対応せざるを得ない地方自治体等においては、システム要件の拡張は現実的にハードルが高い。
  文書管理システムの導入にあたっては、長期保存を視野に入れて十全に要件を確保していくことが望ましいが、他方で小規模な人員・予算でも持続可能な要件を検討していく必要があるだろう。

おわりに
  以上を整理すると、２班では「電子公文書の移管」をテーマに、とりわけ決裁本体と関連文書の分離に起因する「決裁文書の一体性の確保」という課題に焦点を当て、その解決策について議論を行った。
  文書管理システムの仕様上の制約により、決裁本体と関連文書とが分散して保存されるケースでは、電子公文書の保存・移管のプロセスにおいて、決裁文書の一体性が損なわれるリスクを内包している。特に、公文書館に移管される歴史公文書については、保存期間が長期に設定されることが多いため、そのリスクが増大することが考えられる。
  この課題に対し、第一に電子公文書の保存に係るルールの整備、第二に研修を通じた意識啓発、第三に中間書庫機能の活用、の三つの解決策を提示した。システム上の制約を前提としつつも、運用ルールの明確化と人的側面への働きかけによって、決裁文書の一体性を確保するための方策を提示した。
  決裁文書の一体性の確保という課題は、今回想定したケースに止まらず、業務システム内に登録・蓄積されているデータを関連文書とする場合や、電子媒体と紙媒体が混在している場合等、より多様なケースが想定される。これらのケースについても、具体的な解決策を検討・蓄積していくことで、電子公文書の適切な保存・移管の実現に向けた一助としていきたい。