名古屋市市政資料館
谷口 太一
１ はじめに
本稿は、令和８年２月５日、６日の両日にわたって国立公文書館がオンライン形式で開催した令和７年度アーカイブズ研修Ⅱにおける４班のグループ討論をまとめたものである。テーマは「電子公文書の長期保存」である。班の構成は以下のとおり。
浅場沙帆（国立公文書館）、中田清美（茨城県立歴史館）、小溝智子（高知県立文書館）、谷口太一（名古屋市市政資料館）、竹内俊吾（久喜市公文書館）、本永理恵（金沢市公文書館）、
河島裕子（尼崎市立歴史博物館）、宮田克成（三豊市文書館）（以上、敬称略）
２ 課題の抽出
まず、班員の属性と所属する機関の性質について確認した。班員の所属する機関は公的性格を有し、保存期間の満了した非現用文書管理の主管課である点は共通していた。一方、業務で使用中の文書である現用文書管理の主管課が別である機関、またはその主管課も兼ねている機関など、様々な行政上の機能が見受けられ、必ずしもアーカイブズ機関として主体を有するわけではないことが確認された。職位についても同様のばらつきがあり、常勤の課長級から非常勤の係員級までが見受けられた。
班員の所属する機関のほとんどが電子公文書の移管・保存の実績がなく、『電子公文書の作成・保存・利用ガイドブック』［１］に記載されているような適切なフォーマットを持たず、今後国などの動向を踏まえ、対応を検討していく状況であった。そもそも、前提となる電子公文書の決裁システムまたは保存システム、その両方が存在しない機関も見受けられた。
その一方で、全ての決裁を文書決裁システム上で行う機関、文書決裁システムのほかにアーカイビングシステムを備え、デジタルアーカイブを含むオンライン上での文書の公開実績を有する機関もあるなど、班員の所属する機関それぞれで電子公文書をとりまく状況はかなり異なっていた。
上記のような班員ごとの環境・職掌・職位のばらつきは４班の議題として設定された「電子公文書の長期保存」を検討するにあたっての障害となるように思われた。そこで、班員が所属する機関が置かれている状況の共有を共同討論の議題の決定に先んじて行うことで、各館共通の課題を抽出し、それを共同討論の議題の前提にすることを試みた。
この共有の過程において確認された特筆すべきことの一つに、電子公文書の保存に関しては多くの館で整っているとは言い難いということが挙げられる。先述したデジタルアーカイブの公開実績のある機関でも保存に関して統一されたルール（シリーズシステムなど）がなく、問題意識のある職員が、個人の目の届く範囲で分類している状況に留まっているケースが報告された。また、そもそも保存とは何か、なにをどうすれば“保存している”と言えるのか、という基礎から始めなければならないケースが報告された一方で、すべての電子公文書を文書決裁システム上で保管しているケースなど、電子公文書の保存については班員ごとに様々なケースが報告された。
これは班員の職掌についても同様で、電子公文書の保存に関する要件をシステム事業者に100パーセント依存している館がある一方で、ファイリングシステムの構築権限を有し、PDF-Aへの変換やファイルのリネームなどといった保存のための作業をすべて職員が行っている館があるなど、職務の分量と与えられた権限にも差が見受けられた。
３ 共同討論の課題となる論点の整理
共同討論の前提となる機関ごとの状況を確認したのちに、「データ上の公文書の保存のあり方について」を共通の課題にすることを決定した。それに前後して、電子公文書を保存するにあたっては、システムとハードの両面にわたる論点が存在することが指摘され、共同討論の課題について検討する前に論点の整理を行った。
システム面に関しては、メタデータの付与など、長期保存にかかる要件として重要になるものにアプローチすること、これについては各々の職掌を超えることになるのではないか、という疑問が提示された。重ねて、電子公文書の長期保存を可能にするシステムとは何かについて検討することがはたして現実的なのか、文書一点ごとにメタデータを付与することは人員と予算の関係から難しいものであるし、これについては公文書館が云々できるものではなく、移管元でフォーマットを統一するなどが必要になるが、これは機関の一職員が議論して対処できるものなのかという疑問が提起された。
以上提出された疑問に対して、ここで議論するべきはハード面についてであり、たとえば個々の職掌を構成する最小の単位、すなわち移管を受けた側が長期保存に対して行いうるアプローチに関して、具体的には媒体変換などについて議論することが適切ではないかという意見が提出され、討論が開始された。しかし、このハード面についても班員ごとに様々な状況が見受けられた。
殊に、保存のための外部媒体を庁内使用PCに接続する際の取扱いについて差が見受けられ、DXを所管する課の逐次チェックを受けるに留まる館がある一方で、外部媒体を使用するPC等に接続する際には所管する課に都度申請を義務付けられていて、移管や電子化の納品物を確認する作業と、外部媒体をPCに接続するにあたって伴う事務手続きが煩雑となり、職員の負担になっているというケースが報告された。
如上のように、議題である「電子公文書の長期保存」が示す意味内容について、班員同士に共通の認識があったとはいい難く、このあたりで議論がやや錯綜した感がある。ただし、システム面の電子公文書等のフォーマットに関する事例として、互換性のないファイル形式で作成された文書が通常業務で作成されており、こうした文書を用いた決裁処理が必ずしも適切でないこと、並びに文書決裁プロセスにおける非電子公文書、またオーラルな資料の存在があり、その保存も同様に必要となることなどは前提として認識されていた。
４ 議題設定と解決
上記の議論の途中、システム上で保管された電子公文書にメタデータを付与するのみでは不十分なのか、なぜ媒体変換が必要なのかという疑問が提示された。
これに対する回答は複数の班員が行ったが、纏めると以下のようになる。
①システム事業者の変更によって過去のデータが実質的に破棄されるリスクがある。すなわち、システム事業者ごとに独自の技術が介在する場合、正しいシステムの要件等の引継ぎが行われないというリスクは無視できない。
②これを避けるためには、都道府県や市町村ごとにスタンドアローンのサーバーが必要になるが、メンバーシップ型雇用を採用しているほとんどの自治体において、この管理に必要な情報処理・法的処理を含むプロセスを構築できる高度専門職を遺漏なく用意しておくことが可能なのかについては疑問が残り、ジョブローテーションの過程で受入れ側と移管側に業務内容のバッファが生じることも考えると適切ではないように思われる。
③そもそもの前提として、データは紙より真正性や完全性の面で不完全な面があるということがある。データ単体の寿命はそれほど長くなく、システム事業者同士の技術力の差や、ユーザーインターフェース、またシステム事業者が提供できる保存状況、保存媒体の寿命などを考慮すると、リスクヘッジの観点からも複数の場所・複数の媒体で保存するというのは有効であるように思われる。
以上のやり取りを経て、外部媒体へ電子公文書を補完することは資料保存の観点から有効であるとの前提から、「システムから外部媒体へ媒体変換を行うにあたって、最低限有効となるデータについて」が共同討論の議題として設定された。
この議題に対して、本来であれば保存を主目的とするはずのメタデータが、利用を前提に付与されている現状があるのではないかという問題が提起された。これに対して、電子公文書の保存のために付けられるメタデータと利用のためのメタデータを全くの別物として扱うことが可能なのか、という反論が行われた。重ねて、メタデータ付与の基準は、公文書館側で付けるものではなく、システム事業者側で作成しているのが通常ではないか、という意見が提出された。
これをうけて、メタデータの構成要件がシステム事業者に依存するところが大であるならば、それとのコミュニケーションを円滑に進めるための標準仕様書のようなものが必要になるのではないかとの意見が提出された。
また、上記のメタデータをめぐるやり取りの中で、公文書に付与するメタデータが非常に限られており、電子文書の保存の要件をみたしていないとして、システム事業者とアーカイブズ機関の間で会合を持つ機会があったが、一時的な運動にとどまってしまい、なおざりになっているケースが報告された。
以上のような議論を業務レベルに落とし込むためには、文書を管理する原課・システム事業者・アーカイブズ機関と三者相互が協議を行う必要があり、この際の参照軸となるメタデータの付与についての国内規格を作成することが求められるとの結論に達した。
５ おわりに
全体としてやや議論が錯綜した感があるが、「電子公文書の長期保存」をテーマとする４班では、電子公文書等の移管・保存に関して、各所属機関における現状を共有し、主に非現用文書の管理の主管課としての視点から課題についての討論を行った。
討論の前提を共有する際、ある機関では、行政のDX推進に対して所属する機関が専門職人材・予算の面から適応できずに対応に苦慮しているケースも報告された。こうした予算・人員、両面の不足はほとんどの班員が課題として認識するところであった。そうした中にあって、職員が最低限行いうるアプローチに関しても、保存媒体の技術革新はいまだ行われうる余地があるのではないか、そのように考えたときに特定の保存媒体に依拠することがはたして適切なのかという意見が提出された。
こうした中にあって、前世代の最新機器（フロッピーディスク、マイクロフィルムetc…）が現代では読み取りさえできず、保存も不可能になりつつある現況を考えるとき、データ上での保存もまた、見直す余地が出てくることは容易に想定され、そのとき我々はどのように20年後の最新技術にアプローチするべきか、またさらに近い未来の技術革新に今後どのように対応すべきかは、情報工学の成果を摂取しつつ、なお検討されるべきテーマであるように思われる。
［１］『電子公文書の作成・保存・利用ガイドブック』
https://www.archives.go.jp/about/report/（令和８年２月24日最終閲覧）