高松市公文書館
大西　由子

１.はじめに
  本稿は、令和８年２月５日(木)、６日(金)に行われたアーカイブズ研修Ⅱにおける１班の討論内容をまとめたものである。
  １班のメンバーは、髙橋伶衣（独立行政法人国立公文書館、司会）、原田淳史（上尾市総務部総務課法規・文書担当、書記）、佐藤里美（秋田県公文書館）、石原真澄（熊本県警察本部広報県民課）、飯島里美（つくば市総務部総務課）、大西由子（高松市公文書館・報告者）の６名。市から県・国に至るまで様々な機関・立場にいる者たちが集まった。さらに、電子公文書に関わり始めてまだ日が浅いメンバーも比較的多く含まれる構成となり、討論についても初歩的なものから専門的なものまで、様々な意見が出ることが期待された。

２.課題の設定
  課題を設定するにあたり、自己紹介を兼ねながら、それぞれの所属機関がどのような現状にあるのか、課題だと感じていること等の情報交換を行った。
  ６機関のうち、現用文書管理システムを導入しているのは５機関、歴史的公文書管理システム（非現用文書管理システム）を導入しているのは３機関であった。そもそも現用文書管理システムを導入していない（業務内容が非現用文書分野のみの為、必要性がない）国立公文書館を除き、全ての機関が現用文書管理システムを導入していた。また、歴史的公文書管理システムを導入していない機関は全体の半数を占めているが、それは公文書館やそれに準じる機関をまだ設置していないことがその理由の一つのようで、今後公文書館設立に向けて導入予定があるという機関もあったのでその割合は増加していくと予想された。
  それぞれの機関の状況が想像以上に揃っていないことが判明し、全体としての共通点を見出して課題を設定できるのか、早々に途方に暮れる事態となってしまった。そこで少しでも共通点を見つけるために、今回の講義内容や「電子公文書の作成・保存・利用ガイドブック」を参考にして、各自の機関の不安点・問題点をさらに絞っていくことにした。その結果、以下の４点を現状課題として挙げることができた。

    １.現用時点で既に読込が不可能となってしまったファイルが添付されている。
    ２.電子公文書の作り方が原課ごとに違っており、その影響で機関内の統一性がない。
    ３.長期保存や見読性の確保についての状況把握ができていない。
        従って、国立公文書館の示している標準フォーマットの運用も確認できていない。
    ４.業務上必須の標準外フォーマットがあり、長期保存や見読性の確保ができない。
  
  そもそも国立公文書館の提唱する標準フォーマットの存在を、今回の研修で初めて知ったという機関が少なからずあることが判明した。そのため長期保存や見読性の確保についての認識が足りず、電子公文書として保存さえしていれば、紙の公文書のように紛失する危険性がなく逆に安全だと思っていたという声もあるほどだった。
  電子公文書に携わる我々でさえこの認識なのだから、文書作成者が標準的なフォーマットで文書を作成する必要があるということについて充分な理解がなく、すぐに読込みができなくなるファイルを誤ってアップロードする可能性は充分にあるだろうと推察された。
  ちなみに、電子公文書について標準的フォーマットを策定したガイドラインがそれぞれの機関で存在するか確認したが、国立公文書館所属のメンバー以外の機関では残念ながら皆無であった。電子公文書の作成を始めてから数年しか経っていない機関もあり、そこまでの対応がまだできていないのだろうと思われる。
  では、これらの現状課題に対する決法は何だろうか。全員で意見を出し合った結果、これは文書を作成するその始点まで遡って考える必要があるということになった。最初から誤ったやり方やフォーマットを選んで文書作成を始めると、たちまちその長期保存性や見読性は失われてしまうからだ。
  ここに至り、やっと課題が見えてきた。我々の班のテーマは「電子公文書の作成、長期保存と見読性の確保のために」と設定し、議論を進めることにした。

３.課題設定時に挙げられた問題点への対策方法
  早速テーマに従って、前述の４つの現状課題について具体的な解決法を話し合うことにした。１～３については、最も有効的な解決法はやはり国立公文書館の提唱する「標準フォーマット」の導入だということになった。標準フォーマットの導入ができれば、読込み不可のファイルがアップロードされる危険性は限りなく低くなり、機関全体で作成された文書の不統一性は解消され、長期保存と見読性が確保できる。それぞれの機関にとっても目指すべき指針であると結論付けた。
  また、４の標準外フォーマットの扱いについてだが、将来を見据えた時にどうしても積極的に推奨することはできないという意見で一致した。つまり理想としては、標準外から標準フォーマットにデータを変換して保存することが最善の方法ということだ。ただ、各機関においてはそれが難しい現状があるのも確かで、その打開策として「長期保存」と「見読性」の確保さえできれば標準外のフォーマットも例外的に使用できるようにするしかないという声が出てきた。これについて、現状を踏まえた上で臨機応変に対応する柔軟性も時には必要だろうと全員が納得した。

４.課題を解決するには
  さて、ここまで課題と解決法について討論してきたが、我々メンバーだけがこれらを理解していたのでは、実務上の解決には至らない。文書作成者に実践してもらえなければ、不適切な電子公文書は増え続けることになるからだ。そこで前述の解決法を各自の機関で浸透させるためには、どう働きかけていけばいいのかについて話し合うことにした。
  はじめに電子公文書を含む文書作成の仕方について、原課へどのように周知しているかという質問をメンバー全員に投げかけた。その回答としては、マニュアルの作成・文書作成者や文書取扱責任者への研修や説明会・各課への直接指導等、どの機関もさほど大差ない対策が講じられていることがわかった。
  これら以外に何か良い方法はないか考えてみたが、残念ながら特効薬的なものを見つけることはできなかった。即効性はないだろうが、やはり今までの地道な対策を続けていくことこそが一番効果的であろうという結論に至った。

５.課題解決方法は周知だけなのか
  さて、これらの周知活動だけが本当に課題解決の唯一の方法なのか、もっと我々が主体的にできることはないのかということに話が広がった。そこで出た意見としては、以下の２点が挙げられた。

    （１）常に新しい知識の習得に努める
    （２）文書作成相談窓口等を設置し、文書作成者との接点を増やす

  つまり、我々は文書作成者に助言する立場であるので、常に自己知識のベースアップを図る必要があると考える。例えば、今回のようなアーカイブズ研修に積極的に参加し、常に新しい情報を得てより良い方法がないか模索すること等である。ましてや今回のグループ討論のように、志を同じくする仲間と知り合えれば、情報交換したり助言し合ったりすることができる。そこで得た知識を各自の機関に持ち帰り、関係者と共有して利用すればさらに有益となるに違いない。
  また、文書作成者とのコミュニケーションをより密接にするために相談窓口があれば、気軽に相談してもらえるのではないかと考えた。話合いの中で気づいたのだが、文書作成者から見ると電子公文書に関わる我々へのアプローチは特に敷居が高いようだ。こんな些細なことを聞いていいのか、知識不足を指摘されるのではないか等の思いが文書作成者を身構えさせ、我々とのコミュニケーション不足を起こしてしまうようだった。その結果、長期保存と見読性の確保が失われた電子公文書が作成され続けるという悪循環が生じてしまっていた。
  そこで、誰でも気軽に聞ける相談窓口があれば、文書作成者が一人もしくは原課内で思い悩むこともなくなるのではないだろうか。また、我々の方も文書作成者の熟練度に合わせた適切な説明やアドバイスができるとともに、何故添付ファイルは標準フォーマットにしなければいけないのかといった基本中の基本についても説明できる機会を得る等の利点があると考えた。
  これらの対策も短期間では劇的な変化を感じることはできないが、長期的には機関全体の電子文書作成能力の底上げに繋がるに違いない。

６.おわりに
  最後に、今回の討論は本当に有意義な時間だったと思う。今回話し合って見出したものは解決の糸口に過ぎないかもしれないが、それでも全員が何かしらを得たような顔をしていた。きっと各自の機関に持ち帰り実践に向けて活用していくことだろう。
  討論全体の感想としては、日々の業務を抱えて多忙な現状で、先のこと（10年、20年、30年、場合によってはそれ以上の将来や未来）を考えることができていなかったと自省する声もあり、それに頷く者も少なくなかった。しかし、今回の研修のおかげで電子公文書について具体的に考える機会を得ることができ、さらに対策等を詳しく知ることができたのでとても良かったといった声も同じくらい多く見られた。
  私見になるが実は討論が始まるまで、私のような中核都市と都道府県、国の機関のメンバーとは環境が違い過ぎて話合いにならないのではないかと危惧していた。各自の機関の現状課題の発表と立場の違いの確認だけで討論は終始するのだろうなと思っていたのだ。
  しかし、実際に様々な立場の６人が集まり、各自の機関の現状や問題点を話し合っていくうちに、機関の規模や立場に関係なく、誰もが同じようなことで悩み、またそれを解決しようと日々努力している姿があることを垣間見ることができた。全く違う機関・立場のメンバーが集まって話合えたことは、むしろ各自の視野を更に広げてくれるとても良い結果となったように思う。
  今年は、討論時間が今までで一番長かったということだったが、実際には少しも長いと感じることなく、有意義な時間を最大限過ごすことができた。
  このような機会を設けて下さった国立公文書館に、改めて心より感謝申し上げたい。これからも今回のような研修を引き続き開催していただき、電子公文書に関する様々な指標を示し続けてもらえれば、我々も目指すべき目標を設定しやすくなるといった意見には全員が大きく頷いた。
  今回の研修でもかけがえのない仲間と知り合うことができた。きっとこれからも全国にいる仲間の存在を心強く感じ、各自の機関で頑張っていけることと思う。引き続き国立公文書館の「電子公文書の作成・保存・利用ガイドブック」を最大限活用し、各機関においてより良い環境を整えていこうとお互いに励まし合い、グループ討論を終えた。