利用に係る審査の迅速化に向けて―平成28年度アーカイブズ研修Ⅱグループ討論2班報告

沖縄県公文書館指定管理者(公財)沖縄県文化振興会
小野 百合子

はじめに

   平成28年度国立公文書館アーカイブズ研修Ⅱは、「歴史公文書等における利用に係る審査」をテーマに行われた。研修では3つの班に分かれてグループ討論が行われたが、本稿は2班の討論の概要である。
   2班ではまず、自己紹介や業務内容を紹介しあい、歴史公文書等の利用に係る審査について、日々の業務で課題となっていることを共有した。その結果、「利用に係る審査の迅速化」を主題に設定し、そのために必要なことを、①移管元機関による利用制限情報に係る意見付与、②過去の審査事例の蓄積、③「法令の規定により又は慣行として公にされ、又は公にされることが予定されている情報」(以下、「公表慣行」)の3つの視角から探っていくこととした。
   2班のメンバー構成は表1のとおりである。なお、次節からの討論内容の理解を助けるため、メンバーの課題意識を併記しておく。

2班グループ討論の様子(1)

2班グループ討論の様子(1)

   メンバーの所属には、現用文書を扱う機関も含まれるが、研修テーマ「歴史公文書等における利用に係る審査」に沿って、非現用文書となって公文書館等に移管された歴史公文書等に対する審査に限定して議論を行った。
   なお、「審査」という場合、利用制限情報の大半を占める個人に関する情報(以下、個人情報)の審査を念頭に置き、また、利用申請時に行う審査を想定している。これは、大半の機関では、申請の有無にかかわらず所蔵資料を事前に審査しておく作業までは手が回らず、利用申請を受け付けた時点で当該資料を審査する状況であったためである。
   2班の主題を審査業務の「迅速化」としたのは、効率的な審査によって利用者サービスの向上を図ろうという観点からである。


1 移管元機関による利用制限情報に係る意見付与

   利用に係る審査の迅速化にあたり、まず着目したのが、移管元機関による利用制限情報に係る意見付与である。当該文書の内容や作成経緯に最も精通している文書作成者(課)が、個人情報などの利用制限情報について適切な意見を付しておけば、公文書館において利用に供される際の審査業務の迅速化に大いに資するためである。
   移管元機関による利用制限情報に係る意見付与について、2班のメンバーの所属機関の規定がどのようになっているのかを示したのが次表である。

   2班全体でみると、移管元機関による利用制限情報に係る意見付与について規定をもつ館は、半数弱である。対象を歴史公文書等に限れば、移管元機関が意見を「付与しなければならない」「付与すること」といった義務規定をもつ機関は、国立公文書館、武蔵野市立武蔵野ふるさと歴史館、札幌市公文書館の3館で、いずれも公文書館側は付与された意見を「参酌する」ものとされている。その他の機関では規定をもたないが、横浜市では移管時の様式においては意見付与欄が設けられているとのことであった。
   それでは、規定上は移管元機関が利用制限情報に係る意見を付与することが義務となっている場合に、実際はどの程度の意見が付されてくるかという運用面をみると、国立公文書館を除けば、移管元は意見をほとんど付与していない状況にあった。また、公文書館側から移管元機関に対して、意見を付与してほしい旨を督促することもほとんどなされていなかった。
   このように、利用制限情報について移管元が意見を付与することとなっている場合でも、国立公文書館以外では、この仕組みが実際にはほとんど機能していないようである。前述したように、文書の内容に最も精通しているのは文書作成者(課)であることから、移管元機関が利用制限情報に係る意見を積極的に付与し、公文書館側が審査時にそれらを参考にできれば、審査業務の迅速化に寄与するはずである。そのためには、文書を作成・取得する段階から、当該文書がいずれは歴史的に重要な公文書等として住民の利用に供される可能性があることを念頭に置き、利用制限情報について適切な意見を付与する必要性があるという意識を全体で共有していくことが重要だという結論に達した。
   なお、移管元機関によって付与される利用制限情報に係る意見の必要性は、審査対象資料の年代によって左右されるようである。例えば、滋賀県県政史料室のように、歴史公文書等として扱われている範囲が主として明治から昭和20年代までに限定されており、それ以降の文書は原則として情報公開制度の下で対応している機関では、審査時に原課の意見を聞く必要性はほとんど生じない。沖縄県公文書館所蔵の琉球政府文書(1945~1972年)の審査においても、関係部署に意見を聞くケースはほとんどない。年代の新しい資料ほど、移管元による利用制限情報に係る意見付与が重要になるといえよう。

 

2 過去の審査事例の蓄積

   次に、過去の審査事例を蓄積しておくことで、利用に係る審査を迅速化していく方法について議論した。審査業務の効率化を試みる場合、一般的にとられる方法が、この過去の審査事例の蓄積ではないだろうか。しかし、実際の状況を共有してみると、蓄積がまったくなされていなかったり、各自ができる範囲で記録を残しているものの、審査担当者間で共有するまでには至っていなかったりするケースが多くみられた。日々の業務に追われるなかで、時間がとれる場合に個別に審査事例を蓄積していく作業はできたとしても、組織的に参照できる仕組みとして構築するまでには至っていない状況が浮き彫りとなった。
   過去の審査事例をどのように蓄積していくのが望ましいのかというノウハウの面では、各現場によって適切な方法が異なってくるが、図書館のレファレンス事例集のように、他館の審査事例を参照できるツールが欲しいという声は多く上がっていた。もちろん、扱う資料の性格や年代、地域的な特徴が異なるため、仮に全国規模の審査事例の蓄積集が実現したとしても、その事例を自館の審査にそのまま取り入れるということではない。あくまで目安として参考にしたいという意見が大勢であり、その場合、やはり国立公文書館に先導役を期待する声が多かった。

2班グループ討論の様子(2)

2班グループ討論の様子(2)

   また、過去の審査事例の蓄積という際に、「なぜ利用制限したのか」という記録を残していくケースが多いが、「なぜ公開したのか(利用制限しなかったのか)」という点を記録しておくことが重要だという意見が出された。公開できた根拠を蓄積していくことで、類似事例を審査する際に参照できたり、個々の審査者による判断のずれを防いだり、あるいは審査から一定程度の時間が経過しても判断の根拠を説明できたりする利点があるためである。過去の審査結果の見直しは、メンバーの希望する論点としても挙げられていたが、「なぜ公開したのか」を記録することは、再審査について検討する場面でも有用であると思われる。
   過去の審査事例の蓄積という作業は、その必要性についてはいわば自明視されていながらも、その方法については追究していく余地を大いに残している領域だということがわかった。

3 「公表慣行」

   審査業務において、利用制限情報の大半を占めるのは個人情報であることから、個人情報にいかに効率的に対処できるかが審査の迅速化のカギを握ることになる。そこで、国立公文書館や国立公文書館の基準に準じた条例・規則等をもつ多くの機関が、「法令の規定により又は慣行として公にされ、又は公にすることが予定されている情報」(「公表慣行」)を個人情報に係る利用制限事由から除外していることに着目し、この除外情報について理解を深めることを最後の視角として考えてみた。
   次表は、「公表慣行」についての規定の有無をまとめたものだが、大半の機関が規定を有していることがわかる。

   各機関において「公表慣行」の範囲をどこまでとみなしているのかを共有してみると、自治体史や議会史、行政刊行物に記載されている情報といったあたりが最大公約数であった。また、図書館と併設している公文書館では、「いつでも誰でも見られる状況」にあれば「公にされている情報」とみなして、図書館の所蔵資料に掲載されている情報は原則的に公開としているとの声が聞かれた。
   若干の議論になったのは新聞記事の扱いである。新聞記事をもって「公にされている情報」とみなしてよいのかという点については、新聞記事に目配りしている機関と、あくまで専門書などの記述に限定する機関とがあり、対応が分かれていた。また、公表後から利用請求までに一定の時間が経過している新聞記事は、原則として「公表慣行」の範囲とはみなさないが、警察当局による報道発表といったある程度の信頼性が担保される情報であれば、考慮に入れてもよいのではないかとの意見もあった。また、新聞記事をもって「公にされている情報」と考える場合でも、全国紙と地方紙とで扱いに差をつけるべきかどうかは、地方公共団体の公文書館では気になる論点である。地方紙は当地の図書館や国立国会図書館に所蔵されており、マイクロフィルムや縮刷版などで閲覧できることから「公表慣行」の範囲としうるのか、あるいは限定された図書館まで足を運び、マイクロフィルムなどを閲覧するという「ひと手間」を要するということは「公表慣行」の範囲には該当しないのかなど、この点については、時間の都合により議論を十分に深めることができなかったことが惜しまれる。
   なお、「公表慣行」の範囲の考え方については、情報公開・個人情報保護審査会の答申などが参考になる旨が国立公文書館から紹介されたが、これらの答申は他機関ではほとんど活用されていなかった。こうした答申などを参照しながら、どこまでを「公表慣行」の範囲とみなすかについて、各機関が日頃から検討しておく必要があることが確認された。利用制限情報の大半を占める個人情報の審査の迅速化を図るには、「何が個人情報に係る利用制限事由から除外されるのか」という点への理解を深めることも重要だということである。

2班発表風景

2班発表風景

おわりに

   以上のように、2班では、①移管元機関による利用制限情報に係る意見付与、②過去の審査事例の蓄積、③「公表慣行」の3つの視角から、「利用に係る審査の迅速化」について議論を行った。充分に深められなかった論点もあるが、各機関の審査の具体的な事例や現場の状況を共有しながら、一つの主題に取り組めたことは大きな収穫であった。
   また、討論では審査の「迅速化」に軸足を置いたが、そこで導き出された知見は、審査担当者が頻繁に入れ替わる現状に対処したり、審査結果に対する説明責任を担保していくうえでも活用しうるだろう。今後もこうした討論の場を通じて、各機関が歴史公文書等の利用に係る審査について現状や課題を共有しあい、歴史公文書等の利用が促進されていくことを期待したい。